Zarządzanie dokumentami Prowadzimy pełen proces obsługi: od archiwizacji, przechowywania, digitalizacji po brakowanie i niszczenie dokumentów.

Bezpieczeństwo i poufność danych

Dbamy o to, by zapewnić dokumentacji Klienta należytą ochronę.

W trosce o należytą ochronę dokumentacji oraz ze względu na powiększające się zasoby archiwum firmy, spółka Impel Business Solutions wynajęła ok. 2 400 m² powierzchni magazynowej oraz 350 m² biurowej w kompleksie SEGRO Business Park. Niszczarnia znajduje się w bliskiej odległości od archiwum, dzięki czemu cały proces obsługi dokumentów odbywa się sprawnie i nie ma konieczności przewożenia dokumentów na długich dystansach.

Zabezpieczenia magazynu obejmują:
  • Strefowy dostęp do pomieszczeń. Każdy z pracowników posiada indywidualną kartę zbliżeniową.
  • Obiekt jest wyposażony w kamery przemysłowe.
  • Czujki dymu rozmieszczone w pomieszczeniach archiwum.
  • Termohigrometry monitorujące temperaturę i wilgotność w pomieszczeniach archiwum.
  • Magazyn zlokalizowany na terenie zamkniętym, chronionym całodobowo.
Ochrona infrastruktury informatycznej:
  • Domenowe logowanie do systemu z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła. System wymusza zmianę hasła co 30 dni.
  • Serwer plików nie jest bezpośrednio połączony z siecią WAN.
  • W komputerze głównym zastosowano macierz dyskową.
  • Serwer wyposażony jest w mechanizm auto-backup’u danych. Wykonywane są dwie kopie bezpieczeństwa, z tym że jedna z nich składowana jest na serwerach zlokalizowanych w Poznaniu.
  • System operacyjny pozwalający na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych dla poszczególnych użytkowników.
  • Zastosowano system rejestracji dostępu do zbioru danych.
  • Zastosowano oprogramowanie zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem do systemu informatycznego.
  • Do przetwarzania danych dopuszczono wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia.
  • W najbliższym czasie każdy z naszych klientów otrzyma dostęp do naszej bazy danych. Każda osoba, której firma przyzna upoważnienie do dostępu do bazy otrzyma od nas indywidualny login i hasło (zmiana hasła wymuszana przez system co 30 dni). Aby dostęp online był odpowiednio chroniony wystąpiliśmy o przyznanie certyfikatu SSL (certyfikaty wykorzystywane przez bankowość on-line ‘zielony pasek’).
Ochrona dokumentów:
  • Dokumenty Klientów pakowane są w pudła chroniące je przed uszkodzeniem, oznaczone indywidualnymi kodami kreskowymi. Pudła nie posiadają oznaczeń z nazwą właściciela oraz rodzajem przechowywanych dokumentów.
  • Każde zlecenie wykonywane na dokumentach jest monitorowane i rejestrowane, zarówno w formie dokumentów pisanych (protokoły) jak i komputerowej bazie danych.
  • Całość zasobu ewidencjonowana jest w odpowiednio zabezpieczonej komputerowej bazie danych.
Poufność danych

Z samej specyfiki działania Impel Business Solutions podlega zapisom ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2010 Nr 182 poz. 1228) oraz ustawy 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 Nr 133 poz. 883 wraz z póź.zm.).

Wszyscy pracownicy mający styczność z dokumentami przechowywanymi w naszym archiwum posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zostali również poinformowani o odpowiedzialnością karnej ciążącej na osobach ujawniających informacje niejawne oraz dane osobowe nieupoważnionym stronom trzecim.

W naszych umowach znajdują się też odpowiednie klauzule regulujące kwestie dostępu do dokumentów a załącznikiem do każdej umowy jest formularz autoryzacyjny, w którym właściciel akt upoważnia konkretne osoby do kontaktu ze spółką w celu przekazywania i udostępniania akt.

Anonimowość zbiorów zapewniona jest również poprzez zastosowanie kodów kreskowych do oznaczania pudeł, teczek/segregatorów oraz pojedynczych dokumentów.