Kadry i płace Prowadzimy pełen proces: od chwili rekrutacji pracownika, wprowadzenia danych do systemu poprzez ustalenie uprawnień, kalkulację płac, obliczanie podatków i składek, aż po wypłatę należności.

E-kartoteka

eKartoteka to autorska aplikacja, gwarantująca szybki oraz bezpieczny wgląd do teczek osobowych pracowników bez konieczności wykorzystywania „klasycznych, papierowych” dokumentów gromadzonych w jednostkach kadrowych przedsiębiorstw. To komfort, szybkość i wygoda pracy z aktami osobowymi z dowolnego miejsca. Aplikacja wspiera przetwarzanie i katalogowanie informacji oraz gwarantuje bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.

Dzięki tej aplikacji Klient otrzymuje wgląd do akt pracowniczych w komfortowy sposób, a realizacja wymogów polskiego prawa nie będzie wymagała sięgania do obszernej dokumentacji kadrowej.
Zapewnimy Państwu również wsparcie programistyczne i aktualizacje oprogramowania stosownie do zmian polskiego prawa. W razie potrzeby zintegrujemy e-Kartotekę z Państwa systemem kadrowo-płacowym.

Najważniejsze funkcjonalności:

  • przechowywanie akt osobowych w postaci skanowanych dokumentów PDF
  • zabezpieczenie dokumentów przed zapisem, kopiowaniem i wydrukiem przez osoby nieuprawnione
  • szeroki zakres atrybutów kartoteki pracownika
  • możliwość załączania do akt także dokumentów dodatkowych, nie wymaganych przez prawo i modyfikacji dostarczonej struktury
  • proste i szybkie wyszukiwanie pracowników oraz wygodne raportowanie

Założenia i możliwości systemu:

  • Kartoteki pracowników Klienta tworzone są automatycznie w oparciu o procesy zaprogramowane w aplikacji.
  • Kartoteki tworzone są na bazie konstrukcji katalogowej, a samo grupowanie dokumentów realizowane jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa [rozporządzenie Ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.]
  • Zapewnienie możliwości generowania elastycznych filtrów i układów danych w ramach udostępnionej listy pracowników wraz z możliwością ich eksportu do arkusza kalkulacyjnego.
  • Zapewnienie czytelnego układu danych szczegółowych w powiązaniu z elektronicznymi wersjami dokumentów kadrowych w kartotekach pracowników.
  • Aplikacja umożliwia szybkie wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów w ramach elektronicznej teczki pracownika.
  • Udostępnienie mechanizmu podglądu, wydruku oraz zapisu elektronicznych wersji dokumentów, uzależnionego od przyznanych użytkownikom uprawnień.

Bezpieczeństwo:

  • Wielopoziomowy system uprawnień zarządzany centralnie przez administratora aplikacji.
  • Poziomy uprawnień nadawane są w oparciu o zdefiniowaną w systemie kadrowo – płacowym strukturę organizacyjną Klienta.
  • System zapewnia kontrolę dostępu użytkowników do operacji oraz udostępnianych funkcji.
  • Praca w ramach protokołu SSL (Połączenie szyfrowane)
  • Archiwizacja danych zgodna z polityką backupu 3M (m.in. kopia bezpieczeństwa wykonywana jest każdego dnia i przechowywana zgodnie z przyjętą polityką bezpieczeństwa firmy).
  • System zapewnia rejestrację/logowanie działań podejmowanych przez Użytkowników w systemie.
  • Kryteria definiowania i utrzymania hasła w aplikacji są zgodne z wymaganiami legislacyjnymi (zachowanie minimalnej długości hasła i poziomu jego skomplikowania, okresowe wymuszanie zmiany hasła, zgodność z wymaganiami GIODO).


Korzyści z usługi:

  • kosztowo efektywna i wygodna metoda przetwarzania akt pracowniczych
  • realizacja wymogów prawnych nałożonych przez ustawodawcę
  • bezpieczeństwo przetwarzanych danych
  • możliwość konsultingu w zakresie przetwarzania akt osobowych

Dlaczego e-Kartoteka?

  • funkcjonalność elektronicznego przetwarzania akt osobowych znacznie ułatwia pracę z obowiązkowymi dokumentami, zapewnia ich znacznie szybszą organizację i łatwiejszy dostęp - w porównaniu do przetwarzania dokumentów papierowych
  • optymalizuje koszty archiwizacji i uzyskania dokumentów z archiwum
  • stanowi niezależną funkcjonalność zaimplementowaną w drogich systemach klasy ERP
  • Jest przystępna zarówno dla firm, które zatrudniają własnych pracowników kadrowych, jak i zlecają prowadzenie usługi kadrowo-płacowej firmom zewnętrznym
  • umożliwia dołączenie do kartoteki pracownika dowolnych dokumentów, także nie wymaganych przez prawo