Publikacje Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz co piszą o nas media?

Media o nas

Zobacz pozostałe wpisy

Nowoczesna archiwizacja dokumentów papierowych w firmie

15-06-2016

Obowiązek archiwizacji dokumentów papierowych wynika z przepisów prawa i dotyczy każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentu, firmy mają obowiązek przechowywać ich oryginały przez różny okres czasu. Niestety większość przedsiębiorstw nie przywiązuje należytej uwagi do tego procesu. Rozwiązaniem tej sytuacji jest skorzystanie z pomocy outsourcera, który posiada odpowiednie narzędzia IT, wieloletnie know-how oraz kompetentną załogę. W jaki sposób działania zewnętrznego organu będą w stanie wpłynąć na funkcjonowanie firmy? Jakie natomiast ryzyko generuje nieodpowiednie składowanie dokumentu? Zachęcamy do zapoznania się z artykułem „Można odzyskać podatek. Fiskus zmienia zdanie.”, w którym znajdują się wypowiedzi eksperta Impel Business Solutions, Mariusza Miziołka.
 

Obowiązek archiwizacji dokumentów papierowych wynika z przepisów prawa i dotyczy każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentu, firmy mają obowiązek przechowywać ich oryginały przez różny okres czasu.

Składzik na papiery

W większości firm temat składowania dokumentacji archiwalnej nie ma charakteru priorytetowego. Archiwa zakładowe to zazwyczaj miejsca wygospodarowane w przestrzeni piwnicznej, bądź w pomieszczeniach obszaru biurowego nieprzystosowane do pracy ludzi.

Rzadko kiedy pamięta się o badaniu poziomu temperatury, wilgotności, wentylacji, wytrzymałości stropów czy właściwym oświetleniu. Z kolei elektroniczny system zarządzania dokumentacją archiwalną to narzędzie, na które zdecydowały się naprawdę nieliczne przedsiębiorstwa i urzędy.

Jakie ryzyka to generuje?

Dla dokumentów – zawilgocenie, zalanie, zagrzybienie. Dla osób obsługujących składowaną dokumentację – nieszczęśliwy upadek, poślizgnięcie, zainfekowanie drobnoustrojami.

Jak ich uniknąć?

Sposoby są w zasadzie dwa: inwestycja w odpowiednie wyposażenie techniczne i narzędzia IT wspomagające zarządzanie dokumentacją albo powierzenie dokumentacji do zarządzania profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Decydują również dwa elementy – bezpieczeństwo dokumentów i danych w nich zawartych i koszty – i w obu przypadkach zawsze korzystniej wypada outsourcing tej części działania firmy. – wyjaśnia ekspert Impel Business Solutions Mariusz Miziołek.

Czas to pieniądz

W tym wypadku czas również jest niezwykle istotny i to w dwóch wymiarach. Po pierwsze jest to czas obiegu dokumentu, po drugie czas dostępności do widoku oryginału dokumentu.

Nowoczesne rozwiązania na wyciągnięcie ręki

Outsourcer dzięki posiadanym narzędziom IT, profesjonalnemu wyposażeniu, wieloletniemu know how oraz kompetentnej załodze jest w stanie zapewnić zarówno właściwe warunki przechowywania dokumentacji, jak również usprawni pracę wdrażając zaprojektowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami elektroniczny obieg dokumentów.

Miarą sukcesu biznesu jest przewidywanie i ograniczanie pojawiających się problemów. Zabezpieczenie wrażliwych danych i dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej powinno być standardem. Współpraca z partnerem zewnętrznym w tym zakresie zapewni nie tylko bezpieczeństwo dokumentów, skróci czas realizacji procesów, odciąży zasoby ludzkie, ale także w dłuższej perspektywie zapewni realne oszczędności. Skutki utraty, uszkodzenia dokumentów, czy wypłynięcia wrażliwych danych są zbyt dużym ryzykiem, aby można było nie zadbać o tę część działalności.

Pełna wersja artykułu: http://naszbiznes24.pl