Kadry i płace Prowadzimy pełen proces: od chwili rekrutacji pracownika, wprowadzenia danych do systemu poprzez ustalenie uprawnień, kalkulację płac, obliczanie podatków i składek, aż po wypłatę należności.

Outsourcing kadrowo-płacowy

W ramach obsługi kadrowo-płacowej IBS bierze na siebie wszelkie obowiązki związane z prowadzeniem stosownej dokumentacji. Realizujemy proces kadrowo-płacowy od chwili rekrutacji pracownika, wprowadzenia danych do systemu, poprzez ustalenie uprawnień pracowniczych, kalkulację płac, obliczanie podatków i składek ZUS, aż po wypłatę należności i raportowanie. Korzystamy z nowoczesnego systemu informatycznego SAP HR. Zatrudniamy ponad dwustu doświadczonych specjalistów z zakresu kadr i płac.

Składowe usługi to:

  • obsługa kadrowa – prowadzenie dokumentacji kadrowej, sporządzanie wymaganych wzorów dokumentów, świadectw pracy, ustalanie uprawnień do urlopów oraz odszkodowań, odpraw i ekwiwalentów, dokonywanie zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników w ZUS
  • obsługa płacowa – naliczanie wynagrodzeń, odpraw, odszkodowań i ekwiwalentów, należnych zasiłków oraz świadczeń pracowniczych, sporządzanie pasków płacowych, rozliczeń z ZUS i US, sporządzanie deklaracji PIT
  • obsługa umów cywilno-prawnych – prowadzenie dokumentacji i naliczanie wynagrodzeń w ramach stosunków cywilnoprawnych

Ponadto oferujemy:

  • audyty kadrowo-płacowe
  • doradztwo w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
  • wsparcie przy dofinansowaniach do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych
  • obsługę pracowników młodocianych
  • obsługę w zakresie wpłat obowiązkowych na PFRON
  • opracowanie aktów  prawa wewnętrznego
  • zestawienia niestandardowe

Warianty zakresu obsługi HR:

  • Prowadzenie dokumentacji kadrowej (akt osobowych) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz indywidualnymi potrzebami klienta.
  • Przygotowywanie i drukowanie, według uzgodnionych wzorów, dokumentów kształtujących stosunek pracy (umowy o pracę, informacje do umowy o pracę, porozumienia, wypowiedzenia, oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, oświadczenia o przekazaniu pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę).
  • Wystawianie świadectw pracy w związku z ustaniem stosunku pracy z pracownikiem.
  • Ustalanie uprawnień do urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich i wychowawczych oraz urlopów dodatkowych.
  • Ustalanie uprawnień do wypłaty odpraw, odszkodowań i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop.
  • Dokonywanie zgłoszeń i wyrejestrowań w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego
  • w stosunku do osób zatrudnionych u Zamawiającego.
  • Wystawianie świadectw pracy w związku z ustaniem stosunku pracy z pracownikiem.
  • Prowadzenie ewidencji absencji na podstawie danych źródłowych otrzymanych od Zamawiającego.
  • Sporządzanie harmonogramów okresowych badań lekarskich.
  • Prowadzenie dokumentacji kadrowej (akt osobowych) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz indywidualnymi potrzebami klienta.
  • Przygotowywanie i drukowanie, według uzgodnionych wzorów, dokumentów kształtujących stosunek pracy (umowy o pracę, informacje do umowy o pracę, porozumienia, wypowiedzenia, oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, oświadczenia o przekazaniu pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę).
  • Naliczanie i potrącanie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
  • Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych.
  • Prowadzenie ewidencji wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
  • Dokonywanie potrąceń związanych z zadłużeniem pracownika Zamawiającego na podstawie dokumentów źródłowych otrzymanych od Zamawiającego.
  • Sporządzanie list płac oraz pasków wynagrodzeń.
  • Sporządzanie i przekazywanie w uzgodnionej formie informacji dla księgowości Zamawiającego.
  • Sporządzanie deklaracji rozliczeniowej, imiennych raportów miesięcznych oraz ich przesyłanie
  • do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
  • Sporządzanie w uzgodnionej formie przelewów oraz dokumentów wypłat kasowych z tytułu wynagrodzeń za pracę.
  • Sporządzanie raportów zgodnych z wzorami rocznych informacji PIT-11 i rocznych obliczeń podatku PIT-40.
  • Sporządzanie raportów zgodnych z wzorem rocznych informacji PIT-8AR i PIT-8C.
  • Sporządzanie raportów zgodnych z wzorem rocznych informacji PIT-4R.
  • Sporządzanie i przesyłanie do ZUS informacji rocznych.
  • Dostarczanie danych płacowych do sprawozdań statystycznych.
UWAGA:   
  • Pakiet HR Basic przeznaczony jest dla firm zatrudniających ponad 50 pracowników
  • funkcjonujących w jednej lokalizacji
  • oczekujących przeniesienia do IBS prostych funkcji
  • oczekujących informacji eksperckiej

PAKIET HR BPO - szczegóły:

PAKIET HR BASIC (całość) 
  • Administracja kadrowa
  • Naliczanie płac
ZARZĄDZANIE
DOKUMENTAMI
  • Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentacji
  • Digitalizacja dokumentów
  • Archiwizacja dokumentów (przechowywanie)

mHR
  • Zarządzanie miękkim HR (wybranymi obszarami),
  • Budowa systemów motywacyjnych

OPTYMALIZACJE PODATKOWE
  • Konstruowanie podatkowo optymalnych rozwiązań premiowania pracowników 

ZARZĄDZANIE KOMUNIKACJĄ
Z PRACOWNIKAMI
  • Portale Pracownicze
  • Infolinia TeleIBS 
Narzędzia IT
  • Dostarczanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych do:
  • Realizacji zadań z obszaru HR
  • Zarządzania obszarem miękkiego HR 

UWAGA:
Pakiet HR BBO przeznaczony jest dla firm

  • zatrudniających ponad 150 pracowników i/lub funkcjonujących w kilku lokalizacjach,
  • funkcjonujących w modelu procesowym,
  • bazujących na informacji zarządczej,
  • wdrażających elektroniczne obiegi dokumentacji w różnych obszarach działania,
  • oczekujących informacji eksperckiej

Rozpoczęcie współpracy z Klientem poprzedzone jest szczegółowym zapoznaniem się z jego potrzebami. Analizie podlegają zarówno akty prawa wewnętrznego obowiązujące u Klienta w obszarze personalnym, obowiązujące dokumenty, jak również dodatkowe oczekiwania i wymogi biznesowe. Na podstawie pozyskanych w wyniku analizy informacji dokonujemy konfiguracji systemu dedykowanego do obsługi Klienta.
Na życzenie dokonujemy także testowego naliczenia wynagrodzeń równolegle z realizowaną u Klienta obsługą kadrowo-płacową.

 

Schemat procesu obsługi HR

Czy szukają Państwo takich korzyści?

  • odciążenie od obowiązku śledzenia częstych zmian w ustawodawstwie oraz bezpieczeństwo prawne wynikające z poprawnej interpretacji przepisów
  • doradztwo w zakresie rozwiązań personalnych jako sposób na optymalizację kosztów działalności Klienta (doradztwo personalne, Competence Service, zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych)
  • dostęp do wykwalifikowanych  specjalistów z zakresu kadr i płac
  • poufność i bezpieczeństwo danych

INNE KORZYŚCI >>

To nas wyróżnia

  • nowoczesność i jakość obsługi – SAP HR, Impuls EVO, mHR, TeleIBS itd. 
  • wykwalifikowana i doświadczona kadra
  • koordynator dedykowany dla Klienta
  • obsługa 80 000 osób w ramach kadr i płac

Wsparcie w sprawach urzędowych

Świadczymy usługi pośrednictwa w załatwianiu wszelkich formalności urzędowych, bierzemy odpowiedzialność za terminowe przekazywanie dokumentacji z Twojej firmy do US i ZUS oraz monitorujemy jej poprawność przed przekazaniem do urzędów. Klienci mogą polegać na wsparciu ze strony IBS przy inspekcjach i kontrolach z ZUS, Państwowej Inspekcji Pracy czy Urzędu Skarbowego.

Oferujemy pomoc w przygotowaniu wyjaśnień i sprostowań, udzielaniu informacji oraz odpowiedzi właściwym organom w zakresie czynności kadrowych. Na bieżąco informujemy o wszystkich zmianach w przepisach prawa, które mają wpływ na obowiązki Klienta, w szczególności o zmianie terminów, zakresu i formy wymaganych dokumentów oraz o skutkach, jakie ze sobą niosą

Kontrola i optymalizacja kosztów

Oferujemy kompleksowe przejęcie obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo-płacowej oraz zarządzamy procesami. Przejmując administrację płacową umożliwiamy naszym Klientom koncentrację na kluczowych zadaniach firmy. Pomagamy przewidzieć koszty pionu HR i optymalnie nimi zarządzać. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych systemów HR Explorer i e-kartoteka umożliwiamy korzystanie online z raportów płacowo-kadrowych oraz dostęp do danych personalnych i zeskanowanych dokumentów - zawsze kiedy Klient tego potrzebuje

Elastyczne rozwiązania

Zakres zadań wykonywanych w ramach realizacji obsługi kadrowo-płacowej jest dostosowywany do potrzeb Klienta.
Możemy przejąć pełną obsługę w tym obszarze lub tylko część zadań i funkcji. Wykorzystując zaawansowany system informatyczny SAP HR wprowadzamy i konfigurujemy składniki naliczania płac, dokonujemy konfiguracji umożliwiającej obsługę kadrowo-płacową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, aktami prawa wewnętrznego obowiązującymi u Klienta oraz specyficznymi jego wymaganiami. Klient w trakcie trwania umowy może zmieniać liczbę pracowników, modyfikować strukturę organizacyjną firmy, wprowadzić nowy składnik płacowy lub zgłaszać nam zapotrzebowanie na nowe narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi. Usługę outsourcingu kadrowo-płacowego możemy rozpocząć już w ciągu 1-2 miesięcy od podpisania umowy, niezależnie od wielkości firmy.

Dedykowany koordynator

Dbając o komfort i zadowolenie naszych Klientów każdej zainteresowanej naszą usługą firmie zapewniamy specjalistów z obszaru kadr i płac oraz HR Business Partnera, którzy utrzymują bezpośredni kontakt z Klientem i odpowiadają za wysoką jakość oferowanych usług.

Bezpieczeństwo i zaufanie

Praktyczne zastosowanie prawa pracy może sprawiać wiele trudności. Zmieniające się regulacje i przepisy wymagają ciągłego przyswajania wiedzy i śledzenia zachodzących zmian. Nasze wieloletnie doświadczenie i wyspecjalizowana kadra gwarantują właściwą interpretację przepisów i szybki przebieg procesów administracji kadrowej. Jesteśmy na bieżąco z częstymi zmianami zachodzącymi w ustawodawstwie, gwarantujemy bezpieczeństwo prawne wynikające z właściwej interpretacji przepisów dotyczących płac, kodeksu pracy, ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego od osób fizycznych. Zatrudniamy ponad 200 specjalistów z obszaru kadr i płac, obsługujemy ponad 80 000 osób, mamy doświadczenie i dostęp do specjalistycznej wiedzy. Na bieżąco kontrolujemy nasze działania, rozumiemy biznes Klienta - nam można zaufać.

Raportowanie (on-line)

W ramach systemu kadrowo-płacowego IBS oferujemy dostęp do aplikacji HR Explorer, który umożliwia dostęp do danych zatrudnionych pracowników oraz generowanie raportów dotyczących stanu zatrudnienia, czasu pracy, urlopów, absencji, płac i innych. Korzystając z naszego oprogramowania masz dostęp on-line do wszelkich danych przez 24 godziny na dobę, a wszystkie raporty udostępniane są w ramach zdefiniowanych profili uprawnień.