AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

6 kroków do sukcesu outsourcingu kadr – płac

30-03-2016

Outsourcing na polskim rynku nie jest pojęciem nowym. Przedsiębiorcy znają to rozwiązanie i chętnie powierzają zewnętrznym dostawcom proste zadania jak sprzątanie czy ochrona. W przypadku usług o większym stopniu skomplikowania, jak np. outsourcing kadr i płac, entuzjazm jest dużo mniejszy. Głównym powodem jest obawa o bezpieczeństwo przepływu informacji wrażliwych i zachowanie poufności. Jak pokazuje praktyka renomowana firma outsourcingowa skutecznie radzi sobie z takimi niepokojami Klientów dostarczając rzetelną i nowoczesną usługę. A tym samym pozwala Klientowi efektywniej wykorzystać czas na rozwój głównych kompetencji , co w dłuższej perspektywie przekłada się na szybszy rozwój i poprawę pozycji rynkowej względem konkurencji. Jak zatem dobrze przygotować się do wyboru outsourcera, który jest ekspertem w swojej dziedzinie i zrozumie potrzeby naszego biznesu?

Krok 1 – Reputacja
Dobry outsourcer to przede wszystkim firma doświadczona i rzetelna, dysponująca odpowiednim zespołem kadrowym i nowoczesnymi narzędziami IT. Wszystkie te elementy w perspektywie rynkowej decydują o wysokiej pozycji na rynku i gwarantują dobrą opinię. Ważne, by przyszły dostawca obsługi kadrowo-płacowej nie specjalizował się tylko w tej jednej usłudze. Jego doświadczenie z wielu wdrożeń Klienckich w obszarach stycznych jak choćby HR czy BPO będzie dodatkowym atutem i potwierdzeniem wysokich kompetencji outsourcingowych.

Krok 2 – Bezpieczeństwo
Dane kadrowo-płacowe to szczególnie wrażliwy obszar i dbałość o jego poufność jest dla dobrego outsourcera najwyższym priorytetem. Spełnienie niezwykle restrykcyjnych wymogów wymusza stosowanie wielu poziomów zabezpieczeń: informatycznych, proceduralnych, kadrowych i także mechanicznych czy technicznych w postaci kontroli dostępu czy ograniczonych stref dostępu. Nadrzędnym elementem systemu bezpieczeństwa są ludzie, dlatego ich dobór nie może być kwestią przypadku. Profesjonalizm kadry to gwarancja poprawności zrealizowanych procesów i przestrzegania polityki bezpieczeństwa.

Krok 3 - Komunikacja
Decyzja o wdrożeniu outsourcingu w firmie często budzi niepokój pracowników, którzy obawiają się ruchów kadrowych. Wiedząc o tym, że dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz, dobry outsourcer powinien być przygotowany kompleksowo do wdrożenia usług zarówno w obszarze produktowym jak i w obszarze organizacyjnym biznesu Klienta. Zmiana, jaką planuje wprowadzić, wymaga bowiem skutecznego zarządzania przez sprawną komunikację. Pracownicy klienta muszą czuć się odpowiedzialni za powodzenie procesów i dzięki temu łatwiej odnajdą się w nowej sytuacji.

Krok 4 – Współpraca
Już na etapie wstępnych ustaleń z outsourcerem należy wyznaczyć obszary odpowiedzialności i zakresy zadań a także wskazać właściwe za to osoby. Klient musi jasno określić swoje oczekiwania i potrzeby, a także wskazać niezbędne do ich wykonania czasy realizacji. Pozwoli to na płynny przebieg zarówno procesów i optymalne przygotowanie zmiany, jak również zapewni niezakłóconą komunikację między stronami.

Krok 5 – Weryfikacja
Wszystko pod kontrolą – tak jest w biznesie. Klient decyduje jak duży chce mieć wpływ na procesy i jak szeroko je nadzoruje. Może to być pełna kontrola każdego procesu, ale równie dobrze może ograniczyć się do weryfikacji efektów końcowych i z tego rozliczać dostawcę. W zamian zyska komfort pracy i czas na rozwój biznesu. Outsourcer wspiera i doradza, a czasami musi się zmierzyć z wątpliwościami Klienta co do proponowanych rozwiązań. Partnerstwo to podstawa działania. Warto, zaufać outsourcerowi, bo ten zna wymagania klienta i rynek oraz możliwości produktowe, dzięki czemu potrafi stworzyć optymalne rozwiązanie szyte na miarę. A to z kolei oznacza mniej niespodzianek i turbulencji.

Krok 6 – Efektywne działanie
I wreszcie nadchodzi długo wyczekiwany czas – wdrożenie usługi i przekazanie odpowiedzialności outsourcerowi. Z punktu widzenia efektywności wszystkich realizowanych procesów jest to kluczowy moment, gdyż pokazuje słuszność dokonanych wcześniej ustaleń. Wdrożony outsourcing nabiera rozpędu: startuje system informatyczny, który wymaga stałego nadzoru i bieżącej rekonfiguracji, uruchamiany jest przepływ danych i rodzi się potrzeba stałej komunikacji, która zapewni spokojny i płynny przebieg wdrożenia. Dobry outsourcer wie, że jest to czas wymagający szczególnej uwagi i dbałości, by zapewnić sprawne przejęcie usługi. Profesjonalista pójdzie o krok dalej – będzie uważny i dociekliwy , by wychwycić te obszary, które jeszcze łatwiej da się sparametryzować lub zoptymalizować np. przez automatyzację działań czy zmianę workflow. Pozornie tylko wydaje się to wszystko łatwe do przewidzenia i wcześniejszego przygotowania. Wszak biznes jest żywym organizmem i zachodzące w nim zmiany dzieją się tu i teraz. A profesjonalny outsourcer potrafi reagować na zmiany niezwykle elastycznie. Potwierdzeniem tego są pozytywnie zdane testy po każdym etapie wdrożenia. I dzięki temu sukces wdrożenia mamy na wyciągniecie ręki. By mówić o jego pełni należy zadbać o pozornie drobne elementy takie jak stała komunikacja z klientem, czy rosnące zadowolenie klienta ze współpracy z outsourcerem.

Podstawą funkcjonowania w świecie jest komunikacji – nie możemy o tym zapominać. Dotyczy to zarówno ludzi, jak i biznesów, gdyż każdy z nich ma swoje potrzeby i tylko wspólny dialog pozwoli wypracować sposoby na ich zaspokojenie.