Dane stanowią największą wartość firmy. Dlatego też dla sprawnego funkcjonowania organizacji niezwykle ważny jest prawidłowy przepływ informacji, bezpieczne i efektywne przechowywanie zasobów oraz zarządzanie procesami z tym związanymi. Obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać ze skróconego okresu przechowywania akt osobowych oraz przechowywania tej dokumentacji w formie cyfrowej. Jednak digitalizacja dokumentów wymaga dobrego ich zarchiwizowania. Dokumenty muszą być uporządkowane, by można było je prawidłowo przekształcić w formę cyfrową. Prace archiwizacyjne wymagają realizacji zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi przez wykwalifikowanych i doświadczonych archiwistów. Kontrola procesu przechowywania zapewnia obniżenie kosztów przechowywania dokumentacji bez konieczności utrzymywania powierzchni spełniających wymogi techniczne dla pomieszczeń archiwalnych. Sprawny i szybki proces dostarczania przechowywanej dokumentacji w formie oryginałów, kopii bądź obrazów elektronicznych znacząca usprawnia obieg i zarządzanie informacją w firmie.
Co warto wiedzieć o archiwizowaniu dokumentacji? Poznaj kluczowe zagadnienia w pytaniach i odpowiedziach.
Kto może mieć dostęp do danych osobowych w firmie?
1- osoby ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych
2 - osoby uprawnione do kontroli bezpieczeństwa danych osobowych
3 - osoby z uprawnieniami wydanymi przez administratorów danych osobowych
Jaką dokumentację zobowiązany jest przechowywać podmiot gospodarczy?
1 - dokumentacja pracownicza
2 - księga rozchodów i przychodów
3 - ewidencja środków trwałych
4 - dokumentacja VAT
5 - faktury
6 - pozostałe dokumenty kosztowe
7 - dokumenty zw. z kasą fiskalną
Jakie są terminy przechowywania dokumentacji?
- ZUS - 5 lat dla dokumentów powstałej po 1 stycznia 2012r., 10 lat dla dokumentów powstałych wcze-śniej; - 5 lat dokumentacja księgowa;
- 50 lat - dokumentacja pracownicza i listy płac
Co to są archiboxy?
Pudła kartonowe do przechowywania dokumentacji papierowej, głównie materiałów archiwalnych. Produkowane są w sposób zapewniający dokumentom ochronę przed czynnikami zewnetrznymi. Wy-miary archiboxów są idealnie dopasowane do składowania w specjalnych archiwach.
Jakie są korzyści z archiwizacji?
bezpieczeństwo - uporządkowanie zasobów i pełna wiedza na ich temat
oszczędność zasobów i środków - brak konieczności zatrudniania archiwistów
ekspercka wiedza - Klient nie musi posiadać specjalistycznej wiedzy o obowiązujących sposobach porządkowania, katalogowania i klasyfikowania akt
Archiwizacja dokumentów realizowana przez IBS to:
• prace realizowane przez doświadczonych archiwistów z kwalifikacjami II stopnia
• kilkunastoletnie doświadczenie - archiwizujemy od 18 lat;
• pełne bezpieczeństwo:
• wdrożony system zarządzania jakością spełniający wymagania normy ISO 9001:2015
• wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001:2013
• wdrożone procedury AQAP 2010:2016 (wymagania NATO dotyczące jakości świadczenia usług)
Chętnie odpowiemy na każde pytanie związane z artykułem lub obsługą kadrowo-płacową - napisz do nas: bpo@impel.pl
autorka publikacji: Anna Kępska, kierownik działu obsługi dokumentacji
