AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Akademia Procesowa IBS - certyfikujemy się

14-05-2018
W centrum idei Lean Management stoi klient i dostarczana jemu wartość - dzięki temu możliwe jest dostarczenie mu oczekiwanych przez niego produktów w coraz lepszej cenie. Lean polega również na ciągłym doskonaleniu procesu i eliminacji tzw. marnotrawstw - czynności, które zużywają zasoby nie dając żadnej wartości. Lean to także, a może przede wszystkim, podejście do zarządzania, którego fundamentem jest relacja przełożony – pracownik, oparta na zaufaniu, zrozumieniu i wzajemnym wsparciu oraz budowaniu eksperckości.  
25, 6, 22, 19, 3 – czyli Akademia Procesowa IBS w kilku liczbach
 
11.05.2018 r. odbyła się konferencja Impel Business Solutions podsumowująca dotychczasowe osiągnięcia. Nie zabrakło oczywiście gratulacji i wręczenia certyfikatów dla uczestników Akademii oraz prezentacji wybranych projektów wraz z ich efektami.
25 
Lean Adept to pierwszy poziom wtajemniczenia w Lean Management w ramach Akademii Procesowej IBS. W pierwszej edycji Akademii wzięło udział 25 pracowników, którzy zdecydowali się nauczyć czegoś nowego, podnieść swoje kwalifikacje, a dzięki zdobytej wiedzy usprawnić pracę swoją oraz koleżanek i kolegów zza biurka.
Podczas 6 dni pracy szkoleniowo-warsztatowej pod okiem specjalistów z LMCG pracownicy zdobywali podstawową wiedzę z zakresu Lean Management. Poznawali narzędzia, techniki i sposoby wspomagające sprawną analizę obecnego procesu, zdefiniowania potrzeb istotnych dla klienta oraz optymalizację wybranych działań.
22 
Jak na Akademię przystało, tak i w tym przypadku zdobyta wiedza musiała zostać zweryfikowana. Aby uzyskać zaliczenie i certyfikat uczestnicy musieli przygotować i wdrożyć w miejscu pracy projekt optymalizujący wybrany proces. 22 osoby przystępujące do certyfikacji otrzymały tytuł Lean Adept (White Belt) - GRATULUJEMY!
19  
W trakcie warsztatów pracownicy przygotowali aż 19 prac wdrożeniowych (16 prac indywidualnych i 3 prace w duecie). Zdecydowana większość z nich jest zaimplementowana w organizacji i obserwujemy już pierwsze efekty usprawnień. Pozostałe, nie wdrożone jeszcze w całości projekty są implementowane etapami z uwagi na swoją obszerność. 
Podczas piątkowego spotkania i podsumowania Akademii Procesowej IBS zostały przedstawione przez autorów 3 prezentacje, omawiające wybrany proces i sposób na jego optymalizację. Oto co sami autorzy mówią o swoich pracach:
Sylwia Klepacka "Wdrożenie 5S w TeleIBS": 
Założeniem projektu było polepszenie komfortu pracy oraz szybkości obsługi w dziale TeleIBS. Ze względu na ogromny zakres działalności mojego działu, chciałam, w największym stopniu jak to możliwe, odciążyć doradców na infolinii oraz przy obsłudze Punktu Wydawania Zaświadczeń. Wraz z zespołem udało nam się oczyścić oraz uporządkować miejsca pracy, a także zestandaryzować i pogłębić wiedzę, która do tej pory była niezwykle rozproszona po całym biurku. Po dwóch miesiącach od wdrożenia projektu opinie pracowników pokazały nam, jak pozytywnie zostało odebrane zrealizowane zadanie wdrożeniowe, co rekompensowało wszelkie trudności w realizacji. Taka ocena jest dla nas podwójnie ważna, bo oprócz docenienia przez zespół mamy pewność, że ich ocena jest obiektywna.
Mariusz Opyd  "Optymalizacja procesu wprowadzania i aktualizacji danych pracowników w spółkach obsługiwanych w systemie IMPULS": 
Założeniem projektu było zaprezentowanie zmian wprowadzonych w istniejącym procesie aby uzyskać korzystne rezultaty. Naturalna potrzeba upraszczania i poprawy pracy została przedstawiona w oparciu o metody poznane dzięki Akademii. Prezentacja przedstawiała jeden z obsługiwanych procesów, który został usprawniony nie na potrzeby samej prezentacji. Dzięki zauważeniu zbędnych kroków w procesie udało się wprowadzić zmiany pozwalające zaoszczędzić czas i poprawić bezpieczeństwo wprowadzonych informacji.
Anna Szyszka "Analiza procesu Centralnego Rejestru Faktur (CRF)": 
W swoim wyborze kierowałam się przeświadczeniem, że jest to proces dość kłopotliwy. Przyjęłam perspektywę klienta wewnętrznego, czyli księgowej, dla której proces jest realizowany i dla której najważniejsze jest aby otrzymać właściwą fakturę, kompletną i na czas. Przede wszystkim brakowało dokładnej wiedzy ile i jakich dokumentów spływa; ile czasu jest potrzebne na zeskanowanie jednej faktury; ile nas to kosztuje oraz jakie występują błędy i jak często. Dzięki przeprowadzeniu dokładnej analizy, udało mi się odpowiedzieć na te pytania. Dodatkowo poprzez obserwację procesu uzyskałam informację, z czym zespół ma problem, jakie marnotrawstwa (tzw. MUDA) występują w procesie, co wymaga poprawy bądź usprawnienia w pierwszej kolejności. Dwa przykłady: szukanie rolek z barkodami (czyli naklejkami z kodem kreskowym) zdarzyło się 6 razy jednego dnia; aby pracownik zeskanował dokument, musi podejść do skanera i wrócić do biurka, a to aż 10,5 metrów w jedną stronę - pozornie są to drobnostki, jednak gdy spojrzymy przez pryzmat skali (średnio w miesiącu przez CRF "przechodzi" prawie 20 tys. dokumentów) otrzymamy wymierny efekt w postaci zaoszczędzonego czasu. Jestem bardzo zadowolona z uczestnictwa w Akademii Procesowej IBS i każdemu będę polecać w niej udział. Akademia nauczyła mnie „procesowego patrzenia” na to, co się codziennie robi oraz dostrzegania wszelkich "przeszkadzaczy", które wbrew pozorom można łatwo wyeliminować.
 
Najlepszym podsumowaniem Akademii Procesowej IBS będzie wypowiedź jednego z uczestników, Bartłomieja Piegzy:
Udział w Akademii pozwolił mi spojrzeć na codzienne obowiązki zupełnie z innej perspektywy. W swoim projekcie skupiłem się na eliminacji czynności, które w żadnym stopniu nie wpływają na wartość odbieraną przez Klienta. Optymalizacja głównego procesu realizowanego przez mój zespół, pozwoliła na skrócenie czasu jego realizacji o nadmierne przetwarzanie. Zaoszczędzony czas wykorzystywany jest na czynności zapewniające jakość dla klienta.
 
Co dalej?
Pierwsza edycja Akademii Procesowej IBS potwierdziła, że energia zmiany pochodzi z wnętrza organizacji. To potencjał   pracowników oraz ich chęci zdobywania wiedzy poruszają organizację ku zmianie. Przed nami kolejne działania w ramach Akademii:
Warsztaty Lean Management dla kadry zarządczej IBS – wprowadzające, zapowiadające uruchomienie menedżerskiej ścieżki Akademii (realizacja: koniec czerwca 2018)
Lean Koordynator – uruchomienie drugiego poziomu Akademii dla absolwentów Lean Adepta (realizacja: czerwiec-październik 2018)
Lean Adept – uruchomienie nowej grupy dla poziomu Lean Adept (realizacja: czerwiec-listopad 2018)
Lean Leader – uruchomienie pierwszego poziomu dla ścieżki menedżerskiej Akademii dla kadry zarządczej IBS (realizacja: sierpień-grudzień 2018)
 
Niech Lean będzie z Wami :)