AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Centra Usług Wspólnych – szansa dla samorządów

18-07-2016

Jednostki samorządu terytorialnego będą mogły tworzyć Centra Usług Wspólnych. Komórki wyspecjalizowane w określonych zadaniach przyczynią się do usprawnienia obsługi administracyjnej, finansowej czy księgowej. Jak wskazują eksperci, to szansa na uzyskanie nadwyżek finansowych.

25 czerwca 2015 weszła w życie nowelizacja ustawy samorządowej. Stawia ona przed samorządami nowe perspektywy, m.in. uszczuplenie działalności urzędów przez outsourcing procesów, zniesienie obowiązku zatrudniania samodzielnych księgowych w jednostkach czy możliwość delegowania podmiotów prywatnych. Outsourcing procesów i tworzenie centrów usług wspólnych, sprawdza się w strukturach przedsiębiorstw. Dzięki nowelizacji przepisów będziemy mogli je przenieść na grunt samorządów i dokonać reorganizacji systemu, co przełoży się na działalność rozwojową.

Bogaty pakiet korzyści

Reorganizacja działającego systemu i stworzenie od podstaw Centrum Usług Wspólnych jest procesem skomplikowanym i długofalowym, warto podjąć wyzwanie biorąc pod uwagę możliwości jakie stwarza. Sam plan nie wystarczy. Należy przeprowadzić wiele dokładnych analiz i zapewnić sobie wsparcie doświadczonej instytucji. Jakie zatem korzyści może to przynieść dla samorządów? Centralizacja i standaryzacja procesów połączone z zastosowaniem rozwiązań informatycznych pozwolą wypracować realne oszczędności. Kolejną zaletą są niższe ceny dzięki wspólnym zakupom dla kilku odbiorców, np. usług telekomunikacyjnych czy energii. Zakup sprzętów i systemów, jak również lepsze wykorzystanie infrastruktury IT pozwolą na oszacowanie oszczędności.  Wspólna księgowość czy informatycy ujednolicą standardy obsługi podległych instytucji, w tym mieszkańców czy pracowników samorządu terytorialnego, co będzie ułatwieniem również w dostępie do informacji.

Szanse na powodzenie

Decyzję o stworzeniu Centrum Usług Wspólnych powinna poprzedzić głęboka analiza i opracowanie planu strategicznego. To ważne, by odpowiednio zaplanować i przygotować określone działania, co zmniejszy ryzyko ewentualnych niepowodzeń we wdrażaniu. Powiat kętrzyński jest dowodem na powodzenie projektu. Prace zakończyły się w 2015 roku i objęły takie obszary jak księgowość, kadry, płace, zakupy i usługi IT. CUW podlegało 11 jednostek, wśród nich cztery szkoły, Młodzieżowy Dom Kultury, Biblioteka Publiczna czy Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji. Przed reorganizacją w jednostce samorządowej odnotowano 19,5 etatu, przy czym zatrudnionych było 24 osoby. Ilość etatów po zmianach zmniejszyła się do 6,5 z zatrudnionymi 11 osobami. Przekłada się to na spore oszczędności. W skali roku jednostka samorządowa uzyskała 20% redukcji kosztów zakupu usług dla regionu. Warto dodać, że rocznie w ramach CUW obsłudze podlegało 9500 dokumentów księgowych, ok. 370 umów o pracę czy 91 podpisanych umów na dostawę usług i towarów.

Wiele instytucji zaczyna od CUW-u, który będzie obsługiwał mniejszą ilość jednostek w regionie. Rozłożenie procesu w latach i przyłączanie kolejnych jednostek w etapach, pozwoli na zwiększenie korzyści dla regionu.  

Ewa Piotrowska - Dyrektor ds. sprzedaży
Impel Business Solutions Sp. z o.o.