AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

e-Kartoteka - łatwy dostęp do akt osobowych pracowników

09-05-2012

Wzrastająca ilość danych, jaką przedsiębiorstwa otrzymują każdego dnia oraz związana z tym konieczność ich przetwarzania wymusza zastosowanie programów informatycznych. Bez inteligentnego systemu informatycznego trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Technologia pomaga szybko i sprawnie pozyskiwać oraz przetwarzać informacje niezbędne do zarządzania przedsiębiorstwem.

Podążanie za zmianami rynku i oczekiwaniami klientów spowodowało rozszerzenie usług świadczonych przez Impel IT o innowacyjny produkt, jakim jest e-Kartoteka. Aplikacja umożliwia dostęp do elektronicznej wersji akt osobowych wybranej grupy osób przez stronę internetową. Dzięki e-Kartotece klienci otrzymują bezpieczny dostęp on-line z każdego miejsca do wszystkich akt osobowych swoich pracowników. Mogą szybko dotrzeć do niezbędnych informacji, a na podstawie dostępnych danych tworzyć różnego rodzaju raporty i statystyki.

e-Kartoteka umożliwia m.in.:

  • Efektywne katalogowanie danych o pracownikach;
  • Automatyzację procesu zakładania kartoteki nowego pracownika;
  • Automatyczne przenoszenie zmian w kartotekach pracowników z systemu kadrowo- płacowego
  • Katalogowanie dokumentów w sposób umożliwiający ich łatwe i szybkie wyszukiwanie, niezależnie od sytuacji;
  • Wykonywanie szeregu czynności związanych z przetwarzaniem dokumentów i ich powiązanie z rozbudowanym systemem uprawnień;
  • Eksport dokumentów w formie zaewidencjonowanej w aplikacji (zachowanie struktury, załączenie raportu podsumowującego zakres dokumentów w kartotece);
  • Wyszukiwanie i raportowanie konkretnych typów dokumentów z kartoteki wskazanych pracowników;
  • Zapewnienie możliwości generowania elastycznych filtrów i układów danych w ramach udostępnionej listy pracowników wraz z możliwością ich eksportu do arkusza kalkulacyjnego;
  • Samodzielne budowanie zestawień w oparciu o dostępny zakres danych.

"Układ utrzymywanych akt osobowych został oparty o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Natomiast zapewnienie właściwego poziomu bezpieczeństwa gwarantuje spełnienie wymagań rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2010 (uwarunkowania dla systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych). Samo bezpieczeństwo systemu zostało zweryfikowane przez jednostkę zewnętrzną, która poddała aplikację zestawowi skomplikowanych testów, a ich pozytywny wynik został potwierdzony certyfikatem. Po raz pierwszy e-Kartotekę Impel IT wdrożyło u klienta na przełomie marca i kwietnia 2010, a główne korzyści wskazywane dzisiaj przez wszystkich obsługiwanych klientów to:

  • Ułatwienie przetwarzania akt osobowych (udostępnianie, przeglądanie, raportowanie, export);
  • Oszczędność czasu i kosztów (praca ludzi, archiwizacja dokumentów, dostęp do dokumentów zarchiwizowanych);
  • Wgląd do dokumentów kadrowych w ramach systemów informatycznych klasy ERP.

Ireneusz Huszcza
Konsultant ds. projektów IT
Impel IT