AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Outsourcing kadrowo-płacowy – nowe trendy i rozwiązania

20-05-2013

Spółka Impel Business Solutions świadczy usługi kadrowo – płacowe na rzecz klientów od ponad 10 lat. Mając na celu ciągłe poszerzanie zakresu świadczonych usług, poszukujemy nowych rozwiązań, które zwiększą zadowolenie naszych klientów.

Jednym z najistotniejszych elementów niezbędnym do wykonywania usługi kadrowo-płacowej jest system informatyczny, służący do przetwarzania danych w celu realizacji zadań w zakresie kadr i płac. Obecnie na rynku dostępne są różnego rodzaju kadrowo-płacowe systemy informatyczne – począwszy od prostych rozwiązań zapewniających przetwarzanie danych wyłącznie w podstawowym zakresie, poprzez rozwiązania średniego szczebla, aż do rozwiązań najwyższej klasy – zapewniających kompleksową realizację zadań z obszaru HR oraz integrację z innymi oprogramowaniami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.

Nowoczesne oprogramowanie wykorzystywane do obsługi kadrowo-płacowej umożliwia również realizację dodatkowych zadań, zarówno w zakresie twardego, jak i miękkiego HR, np. zarządzanie czasem pracy, zarządzanie strukturą organizacyjną, zarządzanie kompetencjami pracowników czy zarządzanie szkoleniami.

Podstawową wadą takich systemów jest wysoki koszt, jaki musi ponieść przedsiębiorca, aby zakupić i wdrożyć nowoczesne oprogramowanie. Dodatkowymi elementami istotnymi przy wdrażaniu nowych rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie jest czas, jaki należy poświęcić na wdrożenie systemu IT, zapewnienie wysokiej klasy specjalistów wdrażających oraz świadczących usługę, szkolenia użytkowników, konieczność utrzymania systemu czy zapewnienia miejsca na serwerach. Niejednokrotnie aspekty te powodują znaczne przesunięcie w czasie decyzji w zakresie rozpoczęcia wdrożenia nowego oprogramowania kadrowo-płacowego lub podejmowanie decyzji o pozostaniu przy dotychczas stosowanym oprogramowaniu.

Alternatywą dla zakupu nowego oprogramowania w zakresie HR jest skorzystanie z oferty outsourcingu kadrowo-płacowego, który świadczony będzie za pomocą nowoczesnych systemów informatycznych.

Impel Business Solutions po zakończonym sukcesem wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Grupie Impel, rozpoczął wdrożenie systemu SAP dla klientów spoza Grupy Impel. Wdrożeniem tym objęte zostały moduły: kadr, płac, czas pracy oraz struktura organizacyjna. Konfiguracja systemu SAP dla outsourcingu została zaprojektowana na podstawie wieloletniego doświadczenia w świadczeniu usług na rzecz klientów, w sposób umożliwiający optymalne wykorzystanie oprogramowania w celu realizacji usługi kadrowo-płacowej. Należy również nadmienić, że przyjęte rozwiązania pozwalają na oferowanie klientom szerokiego wachlarza usług w zakresie outsourcingu, który dostosowywany jest do indywidualnych potrzeb klienta.

Obecnie naszym klientom oferujemy następujące modele współpracy w ramach systemu SAP:

  • Pełen outsourcing kadr i płac, W tym modelu IBS świadczy pełne usługi z zakresu kadr i płac na podstawie danych otrzymywanych od klienta. Obciążenie klienta czynnościami z zakresu kadr i płac pozostaje na minimalnym poziomie, a więc może skupić się na podstawowej działalności. W modelu tym klient może uzyskać dostęp do przeglądania danych kadrowych i płacowych pracowników w systemie SAP.
  • Outsourcing płac wraz z udostępnieniem modułu kadrowego i modułu struktury organizacyjnej, w celu samodzielnego przetwarzania przez klienta własnych procesów biznesowych. W tym modelu współpracy klient samodzielnie przetwarza własne procesy kadrowe w systemie udostępnionym przez Impel Business Solutions.

W obu opisanych powyżej modelach istnieje możliwość udostępnienia klientowi modułu SAP, umożliwiającego planowanie i rozliczanie czasu pracy. Dane wprowadzone w tym module będą wówczas stanowiły podstawę dla naliczania wynagrodzeń.

W przypadku klientów posiadających inne oprogramowania w zakresie planowania i rozliczania czasu pracy, istnieje możliwość komunikacji pomiędzy posiadanymi przez klientów rozwiązaniami do zarządzania czasem pracy a systemem SAP. W tym celu stworzone zostały interfejsy umożliwiające łatwe wprowadzanie do systemu SAP danych o czasie pracy, niezbędnych do świadczenia usług. Interfejsy te można wykorzystać w każdym wyżej wskazanym modelu współpracy.

Proponowane rozwiązanie zapewnia dostęp do nowoczesnych technologii w zakresie realizacji zadań w organizacji w obszarze twardego HR. System SAP HR zapewnia możliwość elastycznego raportowania, w ramach zdefiniowanych raportów standardowych, jak również samodzielnego definiowania raportów, tworzenia kwerend i sortowania baz danych przez użytkowników. Wśród zdefiniowanych raportów znajdziemy wszystkie zestawienia, które najczęściej są niezbędne klientom w celu zarządzania w zakresie HR, np. uzgodnienia zatrudnia, zestawienia urlopowe, wykazy kończących się umów.

Nasza oferta zawiera szczególne rozwiązania dla spółek powiązanych lub grup kapitałowych – wdrożenie ich w ramach jednego mandantu, pozwoli na zbiorcze raportowanie danych ze wszystkich wdrożonych spółek.

Wskazujemy również, że w ramach wdrożenia systemu SAP HR zostało opracowane rozwiązanie dla spółek zatrudniających pracowników niepełnosprawnych, w szczególności ubiegających się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Obsługa ta nie jest dostępne w standardowym rozwiązaniu SAP.

Jednocześnie wskazujemy, że nasza oferta charakteryzuje się pozostawieniem po stronie IBS następujących zadań związanych z obsługą systemu: zapewnienie zgodności działań w zakresie kadr i płac z przepisami prawa, dostosowywanie systemu do zmieniających się przepisów prawa, w tym również testowanie systemu w związku z wprowadzaniem takich zmian, budowanie i zarządzanie systemem uprawnień (dostępów) do systemu, hosting, zapewnienie bezpieczeństwa danych. W ramach współpracy IBS dokonuje również migracji danych do systemu SAP, na podstawie danych dostarczonych przez Klienta w określonym formacie.

System SAP HR umożliwia również budowanie różnorodnych interfejsów z systemami zewnętrznymi (np. księgowymi), zapewniających swobodny przepływ danych. Z uwagi na swą różnorodność definiowanie dodatkowych interfejsów jest możliwe dopiero na etapie analizy, po szczegółowym zapoznaniu się z oczekiwaniami klienta. Wdrożenie usługi obejmuje przeszkolenie kluczowych użytkowników systemu SAP, wyznaczonych przez klienta. Ponadto oferujemy dodatkowe usługi związane z dostosowaniem oferowanego rozwiązania do szczególnych oczekiwań klienta.

Kolejnym rozwiązaniem wprowadzonym w ostatnim okresie przez naszą spółkę jest aplikacja służąca do przechowywania akt osobowych w formie elektronicznej zwana e-Kartoteką. Rozwiązanie to zostało zaprojektowane przez nas w odpowiedzi na oczekiwania klientów, którzy przekazując usługę karowo-płacową na zewnątrz, oczekiwali bezpośredniego, szybkiego dostępu do teczek osobowych swoich pracowników. W e-Kartotece przechowywane są zeskanowane dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników, usystematyzowane zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników. Aplikacja umożliwia bardzo szybkie wyszukanie niezbędnych dokumentów lub ich grup. Zapewnia wgląd do dokumentów, ale również ich drukowanie. Z poziomu e-Kartoteki klient może generować również podstawowe raporty. Możliwe jest również szerokie definiowanie uprawnień dla klienta, zapewniające zarówno ograniczenie dostępu do wskazanych grup pracowniczych czy ograniczenie dostępnych dla użytkownika funkcjonalności.

Dbając o bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji usług kadrowo-płacowych stworzyliśmy również rozwiązanie umożliwiające bezpieczny obieg dokumentów pomiędzy IBS a klientem. Na etapie tworzenia rozwiązania nadano mu roboczą nazwę WD – 1, która przyjęła się wśród naszych pracowników i klientów tak bardzo, że postanowiliśmy jej nie zmieniać. WD – 1 było szyfrowanym łączem internetowym umożliwiającym wymianę dokumentów w formie skanu lub pliku pomiędzy Klientem a IBS. Komunikacja za pomocą tego łącza WD – 1 następowała pomiędzy określoną osobą ze strony Klienta oraz ze strony IBS, a dołączenie kolejnego dokumentu sygnalizowane było poprzez system powiadamiania o zamieszczeniu nowego pliku. Obecnie przestarzałe technologicznie WD – 1 zostało zastąpione nowym narzędziem HR Report, zbudowanym w nowej technologii oraz poszerzonym o dodatkowe usprawnienia w zakresie obsługi.

Rozwiązaniem oferowanym naszym klientom od wielu lat była również przeglądarka „MyHR” umożliwiająca klientom dostęp do danych kadrowych pracowników. Od 1 lipca 2013r. uruchomiona zostanie nowa przeglądarka HR Explorer, która poza dotychczas istniejącymi funkcjonalnościami umożliwia dodatkowo dostęp do danych płacowych pracowników oraz raportowanie.

Anna Makuszyńska
Dyrektor Operacyjny ds. Klienta Zewnętrznego
Impel Business Solutions