AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Outsourcing kadrowo-płacowy – współpraca z klientem

19-07-2013

Termin „outsourcing” w dosłownym tłumaczeniu oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych. W przypadku outsourcingu kadrowo – płacowego mamy do czynienia z przekazaniem zadań wykonywanych dotychczas przez pracowników danego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej, specjalizującej się w wykonywaniu usług kadrowo – płacowych. Celem outsourcingu jest możliwość skupienia się klienta na strategicznych działaniach biznesowych. 

Należy jednak wskazać, że w przypadku outsourcingu kadr i płac zupełne wyłączenie klienta z zadań kadrowo-płacowych nie jest możliwe, gdyż jednym z elementów niezbędnym do prawidłowego wykonywania usługi jest współpraca z klientem. Ogranicza się ona przede wszystkim do przekazywania informacji i dokumentów.

Rozważając temat współpracy z klientem, w ramach usługi kadrowo-płacowej można wskazać różne jej aspekty. Do najważniejszych zaliczyć należy: etapy współpracy, zasady wzajemnej współpracy oraz przesłanki uzasadniające konieczność współpracy.

Etapy współpracy z klientem
W trakcie realizacji usługi kadrowo-płacowej najczęściej wyróżniane są trzy najważniejsze etapy współpracy.

  1. Etap wdrożenia usługi
    Na tym etapie zaangażowanie służb po stronie klienta i outsourcera jest największe. Ze strony klienta najczęściej na tym etapie zaangażowane są służby personalne i informatyczne, często również księgowe. Wówczas następuje konfiguracja systemu, przejęcie dokumentacji, przygotowanie danych do migracji i migracja danych. Jest to również czas na ustalenie wzorów stosowanych dokumentów oraz szczegółowych zasad i terminów obiegu dokumentów i informacji. Etap ten zakończony jest naliczeniem pierwszej wypłaty dla klienta.
  2. Pierwsze miesiące świadczenia usługi
    W pierwszych miesiącach świadczenia usługi następuje „docieranie się” osób współpracujących. Wówczas może również pojawić się konieczność ponownej weryfikacji i dostosowania dokumentów czy raportów. Na tym etapie ze strony klienta najczęściej zaangażowany jest wyłącznie koordynator współpracy. Etap ten może trwać jeden lub dwa miesiące, może jednak nie wystąpić u danego klienta, jeżeli wszystkich niezbędnych ustaleń udało się stronom dokonać na etapie wdrożenia.
  3. Dalsza bieżąca współpraca
    To etap stabilizacji – czyli bieżącej, zrównoważonej współpracy pomiędzy koordynatorami. Na tym etapie zaangażowanie klienta nie jest duże, jednakże jest ono niezbędne dla prawidłowego świadczenia usługi kadrowo-płacowej.

Zasady wzajemnej współpracy
Zasady regulujące wzajemną współpracę pomiędzy klientem oraz firmą outsourcingową wynikają z umów o świadczenie usług kadrowo-płacowych.

  1. Koordynacja zadań przez dedykowane osoby
    Najczęściej wykorzystywanym modelem współpracy w outsourcingu kadrowo-płacowym jest wskazanie przez obie strony osób dedykowanych do bieżącej współpracy – koordynatorów współpracy. Osoby te na bieżąco dokonują wymiany informacji i danych niezbędnych do realizacji usługi kadrowo-płacowej oraz dokonują wyjaśnień wszelkich wątpliwości powstałych w trakcie współpracy.
  2. Działanie na podstawie udzielonych pełnomocnictw
    Do realizacji usługi kadrowo-płacowej konieczne jest uzyskanie stosownych pełnomocnictw od klienta, mających na celu umocowanie wskazanych osób do dokonywania czynności faktycznych i prawnych w imieniu Klienta, w zakresie świadczonej usługi. Zakres udzielanych pełnomocnictw każdorazowo ustalany jest z klientem.
  3. Terminowość usługi
    Wykonywanie usługi w zakresie kadr i płac regulowane jest zarówno powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, jak również wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi u klienta. Zgodnie z tymi przepisami, większość zadań musi zostać wykonana w ściśle określonym terminie (np. zgłoszenie pracownika do ZUS, naliczenie i wypłata wynagrodzeń). Firma świadcząca usługę kadrowo-płacową zobowiązana jest dokonywać wszelkich czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi klienta, a więc również w określonych terminach. Należy jednak wskazać, że warunkiem niezbędnym do zachowania terminów przez firmę świadczącą usługę jest przekazywanie przez klienta niezbędnych danych w uzgodnionych przez strony terminach.
  4. Bezpieczeństwo i poufność danych
    Zapewnienie bezpieczeństwa oraz poufności danych stanowi jedną z najważniejszych zasad współpracy w zakresie świadczenia usług kadrowo-płacowych. Firma outsourcingowa zapewnia zabezpieczenie danych zgodnie z przepisami powszechnie obowiązujących ustaw, a w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych. Dodatkowo w celu wymiany danych pomiędzy klientem a firmą świadcząca usługę, wykorzystywane są narzędzia zapewniające bezpieczny przepływ dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że dostęp do danych przetwarzanych w ramach świadczenia usługi kadrowo-płacowej, mogą uzyskać tylko osoby wskazane przez klienta na podstawie umowy lub stosownych pełnomocnictw. Istnieje również możliwość tworzenia tzw. „grup dostępu”, a więc udostępnienia poszczególnym osobom określonych danych, np. dotyczących pracowników produkcji lub wszystkich pracowników bez danych na temat wynagrodzeń.
  5. Świadczenie usługi kadrowo-płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami
    Zawierając umową o świadczenie usług kadrowo – płacowych firma wykonująca usługi zobowiązuje się wykonywać usługę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oznacza to, że ponosi ona odpowiedzialność wobec klienta w przypadku nieprawidłowego wykonania usługi.
  6. Udział w kontrolach PIP, ZUS i US
    Firma świadcząca usługi kadrowo-płacowe przejmuje również obowiązki w zakresie kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy, Urzędem Skarbowym czy ZUS, w zakresie objętym usługą. Skutkuje to znacznym odciążeniem klienta z obowiązku udziału w tych kontrolach.
  7. Możliwość świadczenia dodatkowych usług – nieobjętych standardową usługą
    Ponieważ część zadań w zakresie szeroko rozumianych kadr i płac nie jest objęta standardową usługą, istnieje możliwość stałego lub jednorazowego wykonywania na rzecz klienta dodatkowych usług. Do takich zadań można zaliczyć m.in.: audyty kadrowo – płacowe, obsługę w zakresie ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, dokonywanie korekt ZUS za okresy poprzednie (nie objęte usługą) czy przygotowanie regulaminów pracy i wynagradzania.

Przesłanki uzasadniające konieczność współpracy
Generalnie wyróżnić należy dwie przesłanki uzasadniające konieczność współpracy pomiędzy firmą świadczącą usługi kadrowo-płacowe oraz klientem:

  1. Klient pozostaje pracodawcą w rozumieniu kodeksu pracy – a w związku z tym nadal podejmuje wszystkie decyzje, związane z przebiegiem zatrudnienia pracowników. Należy jednak wskazać, że przekazując usługi kadrowo-płacowe zewnętrznej firmie specjalizującej się w świadczeniu tego rodzaju usług, klient niejednokrotnie oczekuje od nas wsparcia, doradztwa w tym zakresie. W ramach usługi udzielamy niezbędnych wyjaśnień i wskazówek, które mają na celu ułatwienie klientowi podjęcie decyzji. Przykładem takiej decyzji może być zatrudnianie pracownika – klient decyduje o zatrudnieniu oraz ustala warunki pracy i płacy. Analogiczna sytuacja występuje wówczas, gdy klient chce zwolnić pracownika – wówczas decyduje o trybie rozwiązania umowy. Klient przyznaje również premie czy inne świadczenia dodatkowe pracownikom. Firma świadcząca usługi może doradzić, na jakiego rodzaju umowę o pracę można w danej sytuacji zatrudnić pracownika, czy też jakie są dopuszczalne tryby rozwiązania umowy o pracę. Ostateczna decyzja jednak zawsze pozostaje po stronie klienta. Wszystkie decyzje są przekazywane w ustalonej formie firmie outsourcingowej, która na tej podstawie sporządza właściwe dokumenty oraz wykonuje inne niezbędne czynności.
  2. Obsługa kadrowo-płacowa może nie obejmować wszystkich czynności z zakresu kadr i płac wykonywanych u danego Klienta. Część zadań pozostaje do wykonania po stronie klienta. Również w tym przypadku firma outsourcingowa musi otrzymać wszystkie informacje, które są niezbędne do wykonania usługi w zakresie kadr i płac. Przykładem może być planowanie i rozliczanie czasu pracy. Firma outsourcingowa otrzymuje zbiorcze zestawienia, wynikające z rozliczenia czasu pracy i na tej podstawie dokonuje naliczenia wynagrodzenia.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyżej opisane aspekty współpracy z klientem w ramach świadczenia usług kadrowo-płacowych, współpraca ta stanowi jeden z podstawowych elementów gwarantujących sukces w wykonywaniu zadań w zakresie kadr i płac.

Anna Makuszyńska
Dyrektor Operacyjny ds. Klienta Zewnętrznego.
Impel Business Solutions