AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Outsourcing księgowy dobrze znany?

12-09-2014

Każda „księgowość” ma wiele twarzy
Gdy kupujemy produkt materialny, powiedzmy telewizor czy samochód, zazwyczaj dokładnie znamy funkcje, parametry i możliwe zastosowanie kupowanego towaru. Nawet w przypadku  wątpliwości, przeważnie mamy możliwość odwołania się do dołączonej do nabywanego produktu instrukcji obsługi i zapoznania się z jego szczegółowymi parametrami.  Podobnie jest z zakupem prostych usług: wiemy czego się spodziewać idąc do pralni, do fryzjera, czy do mechanika samochodowego. Sprawa nie jest już tak oczywista kiedy sięgamy po usługi bardzo złożone takie jak usługi księgowe? Już samo odpowiedzenie sobie na podstawowe pytania: na czym polega oraz jakie produkty składają się na usługę outsourcingu księgowości, może nastręczać pewnych trudności. Żeby zrozumieć outsourcing księgowy musimy dokładniej przyjrzeć się jego produktom składowym, czyli istocie tej usługi.

„Nudne” księgowanie
Prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak sama nazwa wskazuje, polega na wytworzeniu kompletnych, prawidłowo i rzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych. Księgi te powstają na podstawie poprawnie i terminowo zarejestrowanych dokumentów księgowych (np. faktur, wyciągów bankowych, list płac, itd.) odzwierciedlających przebieg zdarzeń gospodarczych w firmie. Wydawać by się mogło, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest usługą jednorodną. W praktyce okazuje się jednak, że  struktura ksiąg rachunkowych, sposób zakodowania operacji w systemie księgowym oraz poziom ich szczegółowości mogą być bardzo różne, a produkt, który otrzymamy może być prosty lub rozbudowany.
Same księgi rachunkowe są powszechnie postrzegane jako niespecjalnie pasjonujący produkt – są zamknięte w systemie księgowym (komputerowym), rzadko wyciągane na światło dzienne i poza specjalistami księgowymi, mało przez kogo rozumiane. Myliłby się jednak ten, kto sądziłby, że jakość owego „tajemniczego” produktu nie ma znaczenia.

W poszukiwaniu informacji zarządczej
To właśnie na podstawie ksiąg rachunkowych powstaje chyba najważniejszy dla każdego Zarządu produkt outsourcingu księgowego – informacja zarządcza. Pytania o wynik finansowy, rentowność, strukturę należności znajdują swoją odpowiedź w raportach tworzonych na bazie ksiąg rachunkowych. Wiarygodny, aktualny i łatwo dostępny zestaw informacji zarządczych, dopasowany do potrzeb firmy wyróżnia dobrego księgowego, niezależnie, czy jest to wewnętrzny, czy zewnętrzny dostawca. Pamiętajmy jednak, że jakość informacji zarządczej zależeć będzie od terminowo i rzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych.

Doradztwo, czyli nauka na cudzych błędach kosztuje mniej
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na trzeci produkt (korzyść) dostępny w ramach outsourcingu księgowego, czyli na doradztwo. Doświadczony dostawca usług księgowych, równolegle z prowadzeniem ksiąg i dostarczaniem kompletnej informacji zarządczej,  jest w stanie zaproponować swoim Klientom szereg innych produktów, chociażby uporządkowanie struktury jednostek kosztowych, polityki rachunkowości, planu kont, czy sposobu obiegu dokumentów.

Przy okazji wprowadzania do firmy zewnętrznego dostawcy korzystamy z jego wiedzy i doświadczenia doskonaląc własną organizację, a pamiętajmy o tym, że nauka na cudzych błędach zawsze kosztuje mniej. Również przy procedur poszukiwaniu nowych rozwiązań formalno-prawnych warto skorzystać z pomocy dostawcy zewnętrznego, szczególnie, jeżeli z racji świadczenia innych usług księgowych już dobrze zna naszą organizację. Politykę rachunkowości czy regulamin obiegu dokumentów znacznie sprawniej przygotuje ktoś, kto robił to już wiele razy.

Podatki i święty spokój
Kolejnym produktem, nieodłącznie związanym z outsourcingiem księgowym jest wypełnienie obowiązków podatkowych. W praktyce to nie tylko oddanie cesarzowi co cesarskie, ale też przejęcie odpowiedzialności i ograniczenie ryzyka związanego z możliwymi działaniami organów skarbowych. Obowiązkowe ubezpieczenie podmiotów prowadzących usługowo księgi rachunkowe (podejmując współpracę z dostawcą warto spojrzeć na wartość polisy!) pozwoli nam zabezpieczyć się w sytuacji, gdy błąd ludzki lub niedoskonałości procedur mogłyby narazić naszą firmę na straty. Warto też zwrócić uwagę na możliwość przerzucenia na dostawcę kosztów czasu oraz części uciążliwości organizacyjnych związanych z kontrolą skarbową czy audytem, ponieważ to outsourcer, przygotowywać będzie dokumenty i wyjaśnienia, przyjmując w swojej siedzibie organy kontroli skarbowej, czy audytorów. Doświadczenie profesjonalnego dostawcy we współpracy z organami kontrolnymi może okazać się dla nas bezcenne. Kupując zatem usługę księgową, kupujemy też wygodę i bezpieczeństwo od strony podatkowej, o czym nie wszyscy pamiętają.

Sprawozdanie wieńczy dzieło
Elementem wieńczącym prowadzenie ksiąg rachunkowych jest sprawozdanie finansowe, najważniejszy dokument podsumowujący obraz naszej firmy od strony finansowej. Od jakości tego produktu może zależeć ocena kondycji naszej firmy przez bank, kontrahentów, firmę leasingową czy nawet pracowników. Dostęp do sprawozdań finansowych złożonych w sądzie rejestrowym może mieć praktycznie każdy. Sprawozdanie finansowe jest więc wizytówką firmy, dlatego warto zadbać, by była ona jak najlepsza. Dobre biuro rachunkowe powinno dostarczyć produkt budujący korzystny wizerunek firmy klienta.

Przede wszystkim ludzie
Jak widać usługa outsourcingu księgowego może obejmować wiele produktów. Pozostaje jednak pytanie co stanowi o jakości usługi księgowej. Jak w każdej innej usłudze tak i w outsourcingu księgowości kluczową rolę odgrywają ludzie. Eksperci po stronie dostawcy, to ludzie, którzy na co dzień mają dostęp do informacji o wszystkich transakcjach naszej firmy, rozumieją nasz biznes, mogą być partnerem i pomocą w podejmowaniu ważnych dla firmy decyzji. Z doświadczenia mógłbym wskazać przypadki, gdzie usługodawca pomagał we wdrożeniu systemu informatycznego, zawieraniu ważnej umowy, wyboru formy finansowania czy rozstrzyganiu trudnych kwestii podatkowych. Niezależnie więc od opisanych wyżej produktów: ksiąg rachunkowych, informacji zarządczej, doradztwa, rozliczeń podatkowych, sprawozdania finansowego decydując się na outsourcing księgowy powinniśmy znaleźć partnera, z którym będziemy się dobrze rozumieć i wzajemnie sobie ufać.

Sławomir Borkowski
Wiceprezes Zarządu
Impel Business Solutions Sp. z o.o.

Publikacja: ''Gazeta Finansowa'' Outsourcing w Polsce - 12-18.09.2014r.