AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

„Pracownik na diecie”, czyli jak prawidłowo naliczyć dietę w krajowej podróży służbowej?

20-06-2013

Art. 775 Kodeksu Pracy  wskazuje, że „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów”. Do należności za czas podróży służbowej zaliczyć należy:

  • diety,
  • zwrot kosztów za nocleg, lub ryczałt za nocleg, chyba że pracodawca zapewnił nocleg pracownikowi,
  • zwrot kosztów podróży środkami komunikacji publicznej lub pojazdem pracownika, chyba że pracodawca zapewnił transport.

Wysokość oraz warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowych odbywanej na obszarze kraju zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) z 19. grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Przepisy tego rozporządzenia stosuje się do pracowników sfery budżetowej oraz do pracowników wszystkich firm sektora prywatnego, jeżeli zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych nie zostały określone odrębnymi przepisami wewnętrznymi, tj. regulaminem, bądź umową o pracę.

Zgodnie z przepisami, jeżeli miejsce pracy określone jest jako teren województwa, to przejazd z jednej miejscowości do innej bez przekraczania granic województwa nie można uznać za podróż służbową, w związku z powyższym pracownikowi nie należą się diety, ryczałty ani inne koszty związane z delegacją.

Za podróż służbową nie można również uznać, zgodnie z decyzją Izby Skarbowej w Łodzi, 6.02.07 r., nr PB I-3/4117/IN-78/US/2006/AA  wyjazdu na imprezę integracyjną.

Dieta przeznaczona jest na zwiększone koszty wyżywienia, naliczana jest zgodnie z zasadami przyjętymi w rozporządzeniu MPiPS i wynosi 23zł:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę:
    • od 8 do 12 godzin to pracownikowi przysługuje ½ diety,
    • powyżej 12 godzin pracownikowi przysługuje cała dieta
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje cała dieta, a za każdą rozpoczętą:
    • do 8 godzin pracownikowi przysługuje ½ diety,
    • powyżej 8 godzin pracownikowi przysługuje cała dieta.

Czas trwania podróży, oraz należności z tytułu diet nalicza się od rozpoczęcia podróży (faktyczny moment wyjazdu) do zakończenia podróży po wykonaniu zadania (faktyczny moment powrotu).

Dieta nie będzie przysługiwać pracownikowi jeżeli:

  • podczas delegacji miał zapewnione całodzienne wyżywienie,
  • w dni wolne od pracy, w których pracownik, przebywając w delegacji ponad 10 dni, powraca do miejscowości pobytu stałego lub czasowego środkiem transportu określonym przez pracodawcę (zwrot za przejazd należy się odrębnie).

Pracodawca może ustalić własne zasady rozliczania delegacji, przy czym pamiętać należy, że ograniczony będzie tylko jedną kwestią, a mianowicie zgodnie z Kodeksem Pracy, postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminy wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika sfery budżetowej. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca ustalił wyższe stawki diet lub ryczałtów, przy czym należy pamiętać o konsekwencjach podatkowych oraz ubezpieczeniowych. Od kwot przekraczających limity określone w rozporządzeniu pracodawca zobligowany jest do pobrania zaliczki na podatek oraz naliczyć składki ZUS.

Marzena Karpińska
Starszy księgowy
Impel Business Solutions