AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Selekcja

10-01-2013

Zanim zaczniemy proces rekrutacji i wybierzemy odpowiednią metodę/metody selekcji należy odpowiedzieć na pytanie: kogo szukamy? Jest to zasadniczym elementem procedury rekrutacyjnej  - decyduje o tym, jakim efektem zakończone zostaną nasze wysiłki w praktyce. Zrozumienie tego, jakiej osoby poszukujemy wymaga odpowiedzi na dwa pytania:

1.   Na jakie stanowisko poszukujemy kandydata?:
a)   opis stanowiska (zadań, obowiązków),
b)   opis kontekstu organizacyjnego.
2.   Jakie wymagania powinien spełniać kandydat?

Opis stanowiska pracy
Opisy stanowiska pracy, jakie tworzone są w organizacjach zawierają zazwyczaj :

  • informacje opisujące stanowisko pracy (nazwa stanowiska, nazwa firmy, nazwa jednostki organizacyjnej w jakiej zlokalizowane jest stanowisko),
  • podstawowe zadania i obowiązki,
  • relacje w obrębie struktury.

Z punktu widzenia trafności rozmowy rekrutacyjnej najistotniejsze są dwa aspekty analiz stanowiska pracy :

  • analiza zadań związanych ze stanowiskiem,
  • analiza kontekstu organizacyjnego.

Z technicznego punktu widzenia, odpowiedź na pytanie: kogo szukamy, polega na opracowaniu profilu idealnego kandydata.

Profil idealnego kandydata
Profil kandydata stanowi opis wymagań jakie spełniać powinna osoba zatrudniona na danym stanowisku. Wymagania te dotyczą wiedzy, umiejętności, doświadczenia zawodowego, cech psychologicznych kandydata. Wymagania te powinny być dobrane w taki sposób aby zwiększały prawdopodobieństwo sukcesu w realizacji zadań danego typu.

Profil wykształcenia i wiedzy

  • jaki jest profil wykształcenia wymaganego na danym stanowisku pracy,
  • jaki jest minimalny poziom wykształcenia wymaganego na danym stanowisku pracy,
  • jaki rodzaj wykształcenia jest wymagany na danym stanowisku pracy,
  • jaką praktyczną wiedzę (techniczną, merytoryczną) wiedzę powinien posiadać kandydat, z jakich dziedzin?

Profil doświadczeń zawodowych:

  • czy wymagane jest doświadczenie na tym samym lub podobnym stanowisku? Jeśli tak  - jak duże?
  • jakie doświadczenie zawodowe powinien posiadać kandydat?:

a) branża?
b) stanowisko?
c) rodzaj firmy?
d) wielkość firmy i jej pozycja rynkowa?
e) typ organizacji i kultury organizacyjnej?

  • szczególne doświadczenia i zadania jakie powinien realizować kandydat,
  • szczególne osiągnięcia i dokonania zawodowe kandydata.

Psychologiczne i fizyczne wymagania wobec kandydata:

  • typ kariery zawodowej i etap w karierze zawodowej kandydata,
  • typ zawodowy (lider, samodzielny specjalista, pracownik wykonawczy)
  • płeć,
  • typ psychologiczny.

Dodatkowe umiejętności i kwalifikacje:

  • dodatkowe kursy szkolenia, uprawnienia, dodatkowe umiejętności techniczne i praktyczne,
  • znajomość języków obcych.

Przy każdej z wymaganych cech dobrze jest rozróżnić, czy na danym stanowisku jest ona konieczna czy pożądana, a także określić dlaczego. Warto też odpowiedzieć na pytanie, czy są jakieś dodatkowe cechy, które można wziąć pod uwagę, jeżeli okaże się, że kandydat nie spełnia wymagania określonego jako „pożądane”.

SELEKCJA

Selekcja jest procesem zbierania informacji o kandydatach i dokonywania wyboru najbardziej odpowiedniej osoby/osób na określone stanowisko.
Proces selekcji jest zazwyczaj procesem wieloetapowym. Regułą jest, że po każdym etapie, do następnego przechodzi mniejsza ilość kandydatów. Stąd nazwa shortlisting oznaczająca skracanie wyjściowej listy kandydatów. Rezultatem procesu selekcji jest lista (shortlist) osób spełniających w największym zakresie wymagania profilu.
W procesie selekcji wykorzystywane są różnorodne metody (narzędzia). Wybór metody/metod zależy z jednej strony od przyjętej przez firmy doradztwa personalnego metodologii selekcji. Są bowiem firmy, które w selekcji posługują się głównie testami psychologicznymi. Inne zaś chętnie wykorzystywać będą AC. Z drugiej strony zaś, dobór metod selekcji zależy od kategorii stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja. Z reguły im wyższe stanowisko, tym bardziej wyrafinowane metody selekcji.
  
Najczęściej stosuje się metody/narzędzia selekcji takie jak:

  • Analizę dokumentów aplikacyjnych  - selekcja wstępna,
  • Rozmowę kwalifikacyjną (wywiad)
  • Weryfikację referencji,
  • Testy/kwestionariusze,
  • Ocenę zintegrowaną,
  • Ośrodki ocen (assessment center).

Wybór metod (narzędzi) selekcji wynika z potrzeby rzetelnej weryfikacji kandydatów. Punktem wyjścia jest profil kandydata, wskazujący obszary wymagające oceny. Dobór konkretnych narzędzi powinien uwzględniać fakt, że jedne narzędzia nadają się lepiej do weryfikacji danych kwalifikacji, a inne mniej. Optymalnie jest dobrać najważniejsze kryteria selekcyjne i dopasować do nich metody, które najlepiej je weryfikują.
Opisałam 3 pierwsze metody, ponieważ są one najczęściej stosowane w naszej firmie.

Analiza dokumentów aplikacyjnych
Poprzez analizę dokumentów aplikacyjnych będziemy przede wszystkim rozumieć analizę CV i listu motywacyjnego.

Curriculum Vitae
Analiza CV jest najczęściej stosowaną metodą selekcji. Stanowi ona podstawę do pierwszej decyzji dotyczącej kandydatów. Jej zadaniem jest ustalenie poziomu zgodności kwalifikacji kandydata z wymogami profilu kandydata. Rezultatem jest zakwalifikowanie konkretnej aplikacji do jednej z trzech kategorii : „odpowiednie”,
„nieodpowiednie” i „do rozpatrzenia”.

Analiza dokumentów jest procesem trudnym, w którym łatwo popełnić błąd. Selekcje dodatkowo utrudnia także to, że kandydaci dążą w swoich CV do pozytywnej autoprezentacji. Chodzi o to, że CV komponują w taki sposób, aby wywarło zaplanowane przez nich wrażenie. Osiągają to poprzez :

  • odpowiedni dobór faktów: opuszcza się informacje mogące wywierać niepożądany skutek,
  • nadmierne uogólnienia – „praktyka w sprzedaży” może znaczyć w istocie pomaganie cioci w sklepie podczas wakacji,
  • podkreślenie, również graficzne oraz wysuwanie na pierwszy plan pozytywnych „malowniczych” faktów, kierujących uwagę czytelnika w pożądanym przez autora CV kierunku, np. staż w banku w Hiszpanii (w istocie parodniowa praktyka studencka w ramach wymiany studenckiej).

Informacje zawarte w CV należy traktować raczej jako deklaracje aniżeli, jako źródło rzetelnych danych o kandydacie. Aby móc posługiwać się informacjami z CV (np. w raporcie z rekrutacji dla klienta) niezbędne jest zweryfikowanie ich w oparciu o drugie źródło informacji (selekcji).
Analiza aplikacji stanowi zatem nie tylko metodę wyboru kandydatów do kolejnych etapów selekcji, lecz również podstawę do przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej.
Podczas analizy dokumentów odrzucana jest największa liczba kandydatów, dlatego ryzyko odrzucenia właściwego kandydata pozostaje bardzo duże. Prawdopodobieństwo popełnienia błędu zwiększa również fakt, że analiza dokumentów jest w znacznie mniejszym stopniu sformalizowana i wystandaryzowana w porównaniu z przeprowadzaniem wywiadów.
Z uwagi na znaczną możliwość popełnienia błędu najlepszym rozwiązaniem jest sformalizowanie analizy CV. Można to uczynić np. wypisując konkretne kryteria, które mają zostać poddane weryfikacji i następnie czytając CV kolejno je odhaczać.
Dobrym rozwiązaniem jest także przygotowanie formularza oceny aplikacji, w którym będzie możliwa ocena poszczególnych kryteriów na skali (np. wysoka, przeciętna, niska). Pozwoli to spojrzeć na kandydata w sposób bardziej obiektywny i wystrzec się błędów. Budując formularz oceny aplikacji można jako przykład wykorzystać kryteria takie jak:

  • Układ aplikacji – czy dokumenty są przejrzyście przygotowane, czy jest w nich określony i zrozumiały porządek faktów, dat, opisów?,
  • Szczegółowość aplikacji - czy dokumenty są w wyczerpującym stopniu szczegółowe? Czy po ich przeczytaniu nie nasuwa się zbyt wiele pytań i wątpliwości?
  • Adekwatność aplikacji – czy dokumenty są przygotowane dokładnie pod kątem danej firmy, czy nie są napisane zbyt uniwersalne tak, że można się domyślać iż zostały wysłane do wielu miejsc? Czy w dokumentach uwypuklone są właśnie te doświadczenia, które mają związek ze stanowiskiem, na które kandydat aplikuje?
  • Konkretność aplikacji – czy informacje zawarte w dokumentach koncentrują się na faktach i osiągnięciach z przebiegu kariery zawodowej kandydata, czy też są bardziej opisowe? Czy występują miejsca, daty, liczby, przykłady rezultatów wymienianych przedsięwzięć?
  • Wykształcenie – stopień zgodności wykształcenia kandydata z wymogami profilu (całkowicie zgodne, częściowo zgodne, niezgodne),
  • Dodatkowe formy kształcenia (studia podyplomowe, kursy uprawniające do wykonywania zawodu) – stopień przydatności dodatkowych kursów na rekrutowanym stanowisku (duży, średni, żaden),
  • Szkolenia – udział w szkoleniach preferowanych z punktu widzenia danego stanowiska,
  • Doświadczenie w pracy branży – stopień zbieżności branży, w której pracował kandydat i branży obsadzanego stanowiska (duża, średnia, żadna)
  • Doświadczenie w pracy na stanowiskach – doświadczenie kandydata na określonych stanowiskach (na takich samych stanowisku, na zbliżonym, na innym stanowisku),                     
  • Spójność kariery zawodowej – tendencja kandydata do podążania jasno określoną ścieżką rozwojową (duża, średnia, żadna), np. ścieżka menedżerska  - profil wznoszący kariery. Spójność kariery zawodowej odnosi się do konsekwencji w rozwoju zawodowym, która świadczyć może o dojrzałości emocjonalnej kandydata, umiejętności doprowadzania do końca prowadzonych przedsięwzięć i zdolności do koncentrowania energii życiowej na pracy.
  • Częstotliwość zmian pracy (wysoka, przeciętna, niska) – zbyt częste zmiany pracy i przerwy w zatrudnieniu mogą sugerować brak wytrwałości oraz zdolności adaptacyjnych,  małą lojalność wobec pracodawcy, a nawet problemy z pracą w grupie. Z drugiej strony nie musi tak być, trzeba brać pod uwagę specyfikę naszej gospodarki i tempo rozwoju  rynku i nie wyciągać zbyt pochopnych wniosków.
  • język obcy preferowany na stanowisku - ustalenie deklarowanego poziomu znajomości języka obcego (biegła, zaawansowana, dobra, przeciętna, słaba).

List motywacyjny
Co można wyczytać z listu motywacyjnego?
Listy motywacyjne mają niską wartość jako dokument aplikacyjny, często bowiem są pisane według rozpowszechnionych i powielonych wzorów. Chęć pozytywnego zaprezentowania się powoduje prawie zawsze podkreślanie idealnego wręcz dopasowania osoby kandydata do stanowiska. W analizowaniu treści listów motywacyjnych należy zwrócić uwagę przede wszystkim na następujące punkty:

  • czy list motywacyjny został napisany w sposób zrozumiały, przejrzysty i logiczny? Czy po jego przeczytaniu nie musimy wracać do tekstu, aby poznać pewne kwestie,
  • czy z treści listu jednoznacznie wynika dlaczego kandydat chce pracować na danym stanowisku,
  • czy w warstwie informacyjnej list motywacyjny odnosi się do:


1.   rodzaju pracy na pożądanych stanowisku,
2.   specyfiki przedsiębiorstwa,
3.   warunków i charakteru pracy?

Jeśli list motywacyjny nie spełnia powyższych wymogów albo zawiera błędy ortograficzne, sprzeczności lub przekłamania (w porównaniu z życiorysem), sformułowania dziwne lub humorystyczne, to oferta jest z reguły słusznie odrzucana. Takie przykłady w liście mogą świadczyć o nieprofesjonalnym podejściu do potencjalnego pracodawcy.

Rozmowa kwalifikacyjna
Rozmowa kwalifikacyjna jest najczęściej stosowaną metodą oceny kandydatów do pracy. Jednocześnie dane na temat skuteczności prognostycznej pokazują, że jest to metoda zawodna. Jej zawodność wynika przede wszystkim z relacyjnego charakteru, związanego z „gorącym” bezpośrednim kontaktem dwóch osób.
Zwiększając trafność rozmowy kwalifikacyjnej dąży się przede wszystkim do nadania rozmowie kwalifikacyjnej wystandaryzowanego, zobiektywizowanego charakteru. Działania zwiększające trafność rozmów kwalifikacyjnej obejmują:

  • przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej - przygotowanie profilu kandydata, tematów do rozmowy kwalifikacyjnej, informacji dla kandydatów,
  • sposób przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej - sposób zadawania pytań, interpersonalne aspekty rozmowy kwalifikacyjnej,
  • sposób oceny kandydatów - tworzenie całościowej oceny kandydata.

Rozmowę kwalifikacyjną poprzedza kontakt z kandydatem, zazwyczaj przyjmuje on formę telefoniczną. Moment kontaktu z kandydatem, zwłaszcza przez telefon jest punktem newralgicznym w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy u kandydata, jak również postaw kandydata wobec osoby rekrutującej. Kluczowe zatem wydaje, aby w czasie tego kontaktu zachowane zostały konkretne elementy. Dotyczy to każdego kontaktu z kandydatem. Optymalne jest jeżeli kontakt zawiera zawsze wszystkie poniższe elementy :

  • przywitanie,
  • przekazanie pełnej informacji :
    • kto dzwoni, skąd dzwoni (nazwa firma),
    • jaki jest cel rozmowy,
    • jeżeli rozmowa ma potrwać dłużej, to ustalenie czy nie koliduje to z  obecnymi planami kandydata,
    • informacji o numerze telefonu pod jakim kandydat może się z nami skontaktować, jeżeli nie będzie mógł dotrzymać terminów czy warunków, na które się z nami umówił,
  • traktowanie z szacunkiem :
    • pozwolenie osobie na zadawanie pytań (często samo zapytanie o pytania jest wystarczające, bo w większości kandydaci nie mają pytań),
    • wyrażanie zainteresowania osobą kandydata (pozwolenie kandydatowi na wypowiedzenie jego opinii),
  • dotrzymywanie obietnic :
    • dotrzymywanie terminu kontaktu zwrotnego,
    • dotrzymywanie terminu i godziny kontaktu bezpośredniego

Wywiad telefoniczny powinien poprzedzać, a wielu przypadkach może z powodzeniem zastępować, rozmowę kwalifikacyjną.

Zadania wywiadu telefonicznego :
1.   przedstawienie kandydatowi oferty (bardziej szczegółowej niż, np. w ogłoszeniu),
2.   zweryfikowanie zainteresowania kandydata ofertą pracy,
3.   zweryfikowanie podanych przez kandydata w CV informacji,
4.   wstępne zweryfikowanie wiedzy i umiejętności kandydata w różnych dziedzinach (jeśli są wymagane).

W czasie wywiadu telefonicznego :
1.   wyjaśniamy i uściślamy informacje zawarte w CV, np.:

  • czy kandydat dysponuje wymaganym wykształceniem i doświadczeniem zawodowym,
  • jakie dokładnie były obowiązki na danym stanowisku,

2.   sprawdzamy u kandydata znajomość problematyki zawodowej,
3.   wyjaśniamy aktualną sytuację życiową kandydata,
4.   weryfikujemy rzeczywistą motywację ubiegania się o dane stanowisko,
5.   sprawdzamy gotowość do zmiany miejsca zamieszkania, itp.,
6.   sprawdzamy oczekiwania finansowe,
7.   sprawdzamy znajomość języków obcych, jeśli jest to wymagane.

Bardzo ważne jest, aby notować bardzo dokładnie podczas wywiadu. Kultura osobista rozmówcy wymaga, aby zapytać się o zgodę na sporządzanie notatek w trakcie rozmowy. Niestety bardzo szybko ulatują nam istotne wiadomości lub mieszają się informacje dotyczące różnych kandydatów. Natychmiast po zakończeniu rozmowy warto dopisać swoje uwagi i wrażenia. Lepiej jest nie podejmować decyzji od razu, dopiero po zakończeniu rozmów ze wszystkimi kandydatami. Nigdy nie należy porównywać kandydata z kandydatem, ale tylko z kandydata z wcześniej sporządzonym profilem stanowiska/kandydata. Unikniemy wtedy wyboru najlepszego kandydata z grupy, niekoniecznie pasującego do stanowiska, które mamy mu do zaoferowania.

Rozmowa kwalifikacyjna – aspekty
Każda rozmowa kwalifikacyjna składa się z 3 aspektów/elementów :
1.   aspekt formalny : wprowadzenie do sesji, zamknięcie sesji,
2.   aspekt merytoryczny : etap pytań rekrutera i odpowiedzi kandydata,
3.   aspekt emocjonalny : interpersonalny aspekt rozmowy kwalifikacyjnej i atmosfera spotkania.
 



Weryfikacja referencji
Im więcej źródeł, z których pochodzą informację, tym bardziej wiarygodna jest ostateczna ocena kandydata. Sprawdzenie referencji powinno poprzedzić poproszenie kandydata o wskazanie osób mogących udzielić o nim informacji. Istnieją trzy grupy osób mogących udzielić referencji :

  • przełożenie lub współpracownicy z obecnego miejsca pracy – z tego źródła informacji często nie można korzystać, gdyż wiązałoby się to z ujawnieniem planów zawodowych kandydata i mogłoby mu zaszkodzić,
  • przełożenie i współpracownicy z poprzednich miejsc pracy – jest to rozwiązanie najczęstsze,
  • jakiekolwiek inne osoby godne zaufania, np.: osoby publiczne, znane i szanowane, nauczyciele, promotorzy, członkowie lub działacze organizacji i stowarzyszeń.

Telefoniczne sprawdzanie referencji
Rozmowę rozpoczynamy od przedstawienia się, upewnienia się czy rozmówca został uprzedzony o naszym telefonie oraz upewnienia się czy może on w danym momencie poświęcić kilka chwil na swobodną rozmowę, jeśli nie to umawiamy się ponowny telefon.

Ogólne zasady :

  • dobrze jest mieć przed sobą listę pytań lub tematów w punktach,
  • dobrze jest używać parafrazy w takiej rozmowie i po usłyszeniu odpowiedzi streścić ją i poprosić rozmówcę o potwierdzenie czy się dobrze zrozumiało,
  • na co należy zwracać uwagę przy sprawdzaniu referencji :
    • ostrożnie z wypytywaniem „za plecami” kandydata, lepiej jest ustalić z nim listę osób, z którymi chcemy się skontaktować,
    • zwracajmy uwagę, kogo kandydat wskazuje, jako osoby mogące udzielić informacji, a kogo spośród swych współpracowników nie wskazuje i dlaczego,
    • osoby wskazanie są z reguły życzliwe kandydatowi – mogą mieć trudności z komunikowaniem ocen innych niż pozytywne.

Opracowanie raportu z procesu selekcji
Proces selekcji, czyli shortlistingu wieńczy wybór kandydatów, których kwalifikacje są najbardziej dopasowane do profilu. Następnym krokiem jest zaprezentowanie kandydatów klientowi. Aby to uczynić sporządza się raport z rekrutacji w postaci rekomendacji wybranych przez rekrutera kandydatów. Taki raport (rekomendacje)  oprócz informacji o wybranych kandydatach zawiera również informacje o pracy włożonej przez rekrutera w dany proces. W pewnym zakresie jest to także element budujący wizerunek firmy. Z tych powodów warto zadbać, aby raporty miały formę przejrzystą i zawierały oczekiwane przez klienta informacje, które mają pomóc mu w podjęciu decyzji kadrowej.

Przykładowy scenariusz rozmowy telefonicznej z kandydatem :

1. Przedstawiamy się imienia i nazwiska i prosimy do telefonu kandydata (wszelka wymian informacji osobiście),
2. Przedstawiamy się kandydatowi przez telefon, powołują się na np. na  zgłoszenie przez niego zainteresowania ofertą pracy,
3. W kilku zdaniach charakteryzujemy bliżej ofertę – pytam czy kandydat jest dalej zainteresowany, proszę o ewentualne pytania,
4. Prosimy o uściślenie informacji zawartych w nadesłanych CV. Przykładowe tematy pytań :

  • Co spowodowało zainteresowanie się kandydata ofertą?
  • Jaka jest obecnie sytuacja zawodowa kandydata?
  • Na czym polega doświadczenie kandydata w wykonywanym zawodzie?
  • Jakimi programami komputerowymi posługuje się kandydat? Do czego są one używane przez niego?
  • Czy kandydatowi odpowiadają oferowane warunki pracy, np. praca poza miejscem zamieszkania, częste podróże służbowe?
  • Jakie są minimalne oczekiwania finansowe kandydata?

5. Informuję o dalszym przebiegu rekrutacji, co może polegać na :

  • Podaniu informacji o procedurze rekrutacji,
  • Ustaleniu ewentualnych terminów kolejnych spotkań,
  • Poinformowaniu o ewentualnym terminie kolejnego kontaktu telefonicznego,
  • Udzieleniu odmowy kandydatowi (jeżeli kandydat nie spełnia naszych oczekiwań).

Katarzyna Rybak 
Konsultant ds. Rekrutacji
Impel Business Solutions