AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Sukces albo porażka we wdrożeniu outsourcingu Kadr-Płac. Wybór należy do Ciebie

04-05-2016

Wdrożenie outsourcingu jest złożonym procesem, którego sukces zależy od ścisłej współpracy i zaangażowania outsourcera i klienta. Im bardziej zaawansowane procesy, tym implementacja outsourcingu wymagać będzie więcej uwagi. Outsourcer musi być przewodnikiem i doradcą, który dzięki doświadczeniu i szerokiej wiedzy stanie się impulsem do rozwoju firmy. Przykładem takich złożonych procesów, których wdrożeniu warto przyjrzeć się bliżej są procesy ze sfery kadr i płac. To wrażliwe obszary i w przeciwieństwie do usług prostych, budzą najwięcej emocji wśród zarządzających.

Od czego zależy sukces wdrożonego outsourcingu?
Kluczowym czynnikiem sukcesu outsourcingu HR jest dobór doświadczonego, nowoczesnego i stabilnego dostawcy. Poszukiwanie firmy outsourcingowej, wbrew pozorom zaczyna się od zasięgnięcia opinii tych, którzy już z outsourcingu korzystają. Jak się okazuje bardzo istotne znaczenie ma fakt, jaką opinię ma firma outsourcingowa wśród znajomych przedsiębiorców lub partnerów biznesowych. Niezwykle istotna będzie również informacja, czy partner posiada wiedzę na temat specyfiki branży w której działa Klient, stabilność finansową i organizacyjną, dostęp do nowoczesnych rozwiązań (w tym informatycznych) czy potencjał w rozwoju usługi na inne obszary niż HR np. powiązaną z nią księgowość.

Co z tajnością przekazywanych danych?
Doświadczone i wyspecjalizowane w świadczeniu usług kadrowo-płacowych podmioty posiadają szereg narzędzi, aby w odpowiedni sposób zabezpieczyć wrażliwe dane. Posiadając profesjonalną kadrę w tym obszarze, odpowiednie systemy kontrolne, procedury, systemy zabezpieczeń oraz wiedzę o najlepszych praktykach outsourcer może wprowadzić nową jakość i poczucie bezpieczeństwa w obszarze zarządzania danymi w organizacji Klienta. Przy odpowiednim wdrożeniu polityki informacji, zewnętrzny partner stanie się powiernikiem Zarządu i gwarantem bezpieczeństwa niejawnych informacji.

Jak powinna wyglądać komunikacja pomiędzy firmą outsourcingową, a klientem?
Zaplanować należy nie tylko komunikację do pracowników związaną z samą zmianą, czyli wprowadzeniem outsourcera, ale również powinno się poświęcić wiele uwagi samej komunikacji Klient-Outsourcer. To Klient decyduje w jakim stopniu chce być zaangażowany w działania. Czy chce mieć stały zdalny dostęp do wszystkich informacji HR np. przez dostęp do systemu informatycznego, czy też woli otrzymywać okresowo, odpowiednio przygotowane, najważniejsze informacje w postaci specjalnie przygotowanych raportów. Te wszystkie aspekty należy omówić bardzo dokładnie podczas pierwszych spotkań oraz konstruowania usługi. Zrozumienie procesów i wyrażenie potrzeb przez klienta, pozwolą na stworzenie dopasowanie odpowiedniego modelu obsługi i optymalne skonfigurowanie systemu.

Jak wygląda kontrola klienta nad przekazywanymi dokumentami?
Przede wszystkim należy rozwiać mit dotyczący tego, że w momencie przekazania części procesów do outsourcera Klient traci nad nimi kontrolę. Model świadczenia usługi, przepływ informacji, jak i wszystkie czynności są wypracowywane przez obie strony umowy. Tylko od klienta zależy, jakiego zakresu i formy kontroli oczekuje. Klient jest na bieżąco informowany o postępach prac, dzięki wsparciu i stałemu kontaktowi z Partnerem. Mając doświadczonego outsourcera, do którego ma się zaufanie oraz precyzyjnie opisane procesy i ich wskaźniki, taka obawa przestaje istnieć.

Od czego zależy powodzenie współpracy pomiędzy podmiotami, ousourcerem oraz klientem?
Nie można zapomnieć, że kluczem do sukcesu współpracy z outsourcerem jest jasne stawianie oczekiwań. Bez precyzyjnych informacji żaden partner zewnętrzny nie będzie w stanie spełnić wymagań klienta. Dlatego tak kluczowe są spotkania i rozmowy. Outsourcer powinien być przewodnikiem, który w bezpieczny i wygodny sposób przeprowadzi klienta przez etap wdrożenia. Dostarczy on najlepsze praktyki, rozwiązania informatyczne, ale również organizacyjne i proceduralne, a także wiedzę ekspercką. Dzięki temu ten skomplikowany etap zostanie pokonany w przyjazny dla Klienta i efektywny sposób.

Aleksandra Malak - Główny Konsultant Biznesowy ds. HR
Marzena Łatwińska - Główny Konsultant Biznesowy ds. HR