AKTUALNOŚCI Impel Business Solutions to grupa doświadczonych ekspertów w zakresie administracyjnych procesów biznesowych. Zobacz, co u nas słychać

Aktualności

Zobacz pozostałe wpisy

Usprawnienia działów HR – Rozwiązania w dobie kryzysu.

21-03-2013

Coraz częściej zauważalnymi w dobie kryzysu rozwiązaniami wybieranymi przez firmy są nowe technologie informatyczne - aplikacje kadrowe wspomagające pracę pionów personalnych. Na pierwszy rzut oka wydajające się kosztowne, mogą generować znaczne oszczędności przy jednoczesnej oszczędności czasu pracy.
Przy wyborze rozwiązania przedsiębiorcy w dużej mierze zwracają uwagę na optymalizację kosztową. Z jednej strony duże firmy posiadające rozbudowane zaplecza personalne starają się w jak największej ilości wykorzystywać swoje zasoby przy jednoczesnym korzystaniu z rozwiązań informatycznych.
Drugie rozwiązanie zauważane przed piony handlowe  jakie stosują średni i mniejsi przedsiębiorcy to większe zainteresowanie outsourcingiem.
Widoczne staje się większe zbliżenie pionów personalnych do wskaźników liczbowych, opieranie się na danych związanych z liczbami, np. przygotowywanie danych dla controlingu personalnego.

Nowe rozwiązania IT na rynku HR-owym

Rozpatrując nowe rozwiązania HR – owe firmy przede wszystkim zwracają uwagę na koszty wdrożenia.
Jednak nie każde wdrożenie systemów IT w zakresie działów HR musi być kosztowne, jak myśli o tym wiele mniejszych przedsiębiorstw. Małe i średnie przedsiębiorstwa nie zdają sobie sprawy jak nowa technologia może być opłacalna.
Działy kadrowe w dużych firmach, zarówno prywatnych jak i państwowych, inwestują w zintegrowane systemy zarządzania takie jak np. SAP, kupują rozwiązania od naszych polskich dostawców, gdzie te systemy przyśpieszają pewne prace, robione do tej pory na papierze albo w rozwiązaniach zastępczych niededykowanych jak np. arkusze Excel.

Rozwiązania szyte na miarę potrzeb

Złożone przedsiębiorstwa wybierają w dużej mierze rozwiązania przygotowywane specjalnie pod ich specyfikę. Wdrożenie gotowego oprogramowania generowałoby potrzebę przeorganizowania całej struktury i sposobów działania organizacji, co byłoby mniej opłacalne niż zakup nowej aplikacji szytej pod Klienta. Przygotowując oprogramowanie przedsiębiorstwo badane jest pod kątem zachodzących procesów i jego zmienności. Dodatkowo proponowane są rozwiązania mające na celu usprawnienie jego działania i dopiero na tej podstawie dopasowywane jest rozwiązanie.
Czy są jednak jakieś obawy firmy przed wprowadzeniem usprawnień IT?
Oprócz kosztów związanych z zakupem oprogramowania często blokadą wdrożenia rozwiązania jest czynnik ludzki. W przypadku, gdy firma działa w branży technologicznej te obawy mogą być mniejsze jednak przy innych branżach zauważalny jest opór do nauczenia się nowych metod i sposobów funkcjonowania.
Także brane pod uwagę są zagrożenia związane z wyciekiem informacji, w przypadku działań wspomagających rekrutację jest to o tyle istotne gdyż dostawcy usług nie zawsze jasno mają uregulowany proces powierzenia danych osobowych, do którego zobowiązują zapisy Ustawy o Ochronie Danych Osobowych.

Czas jako jeden z istotniejszych czynników

Jednym z najważniejszych czynników, dla których firmy decydują się na wdrożenie systemów IT w działach HR jest niewątpliwie czas, a dokładnie jego oszczędność, a co za tym idzie większa efektywność działań.

Dzięki pracy w systemie workflow możliwe jest maksymalne wykorzystanie czasu – efekt pracy jednej osoby widoczny jest prawie natychmiastowo na ekranach innych osób. Uproszczona zostaje procedura przekazywania dalej dzięki czemu zmniejszenie czasu pracy jest dostrzegalne.

Druga sprawa to kontrola jakości danych. Dostęp i wgląd do jakości realizowanych zadań jest widoczne dla kilku osób jednocześnie, co wpływa na pewno na samo nastawienie do wykonywania zadania. Dodatkowo mniej biurokracji i pepierologii generuje spore oszczędności. Ułatwia to dostępy do informacji kosztowych czy zarządczych, informacji analitycznych dzięki którym możliwe jest wprowadzanie efektywniejszych działań w firmie.

Istotnym czynnikiem z punktu widzenia pracowników jest również przyjazny interface. Wiele firm już to zauważyło i wprowadza na rynek coraz to nowe aplikacje, jak np. proponowana przez SAPa aplikacja SuccessFactors związana z miękkim HR swoim wyglądem przypomina popularny facebook.

Podejmując decyzje dotyczącą rozwiązania warto przemyśleć priorytety oraz to do czego nasi pracownicy i w jakim czasie są w stanie się przyzwyczaić.

Widoczne w przyszłości zmiany

Nie da się wykluczyć, iż w niedługim czasie HR-owe rozwiązania informatyczne przejmą większość etapów pracy, jednak nie pójdzie za tym wykluczenie całkowicie czynnika ludzkiego.

Czas zaoszczędzony na pracy w systemie workflow celowo nie ma być bowiem przeznaczony na restrukturyzacje czy redukcje zatrudnienia ale na poświęcenie go na realizacją innych zadań wspierających piony zarządcze czy operacyjne w dobie kryzysu. Piony personalne coraz mocniej będą angażować się w działalność operacyjną firmy, wspomaganie obsługi klienta, ponieważ to między innymi wynik pracy tego piony jest docelowo widoczny u klientów.

Sebastian Boniewicz
Manager ds. personalnych
Impel Business Solutions

Piotr Maniewski
Konsultant E-learning
Impel IT