Dbamy o to, by zapewnić dokumentacji Klienta należytą ochronę.
W trosce o należytą ochronę dokumentacji oraz ze względu na powiększające się zasoby archiwum firmy, spółka Impel Business Solutions wynajęła ok. 2 400 m² powierzchni magazynowej oraz 350 m² biurowej w kompleksie SEGRO Business Park. Niszczarnia znajduje się w bliskiej odległości od archiwum, dzięki czemu cały proces obsługi dokumentów odbywa się sprawnie i nie ma konieczności przewożenia dokumentów na długich dystansach.
Zabezpieczenia magazynu obejmują:
-
Strefowy dostęp do pomieszczeń. Każdy z pracowników posiada indywidualną kartę zbliżeniową.
-
Obiekt jest wyposażony w kamery przemysłowe.
-
Czujki dymu rozmieszczone w pomieszczeniach archiwum.
-
Termohigrometry monitorujące temperaturę i wilgotność w pomieszczeniach archiwum.
-
Magazyn zlokalizowany na terenie zamkniętym, chronionym całodobowo.
Ochrona infrastruktury informatycznej:
-
Domenowe logowanie do systemu z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła. System wymusza zmianę hasła co 30 dni.
-
Serwer plików nie jest bezpośrednio połączony z siecią WAN.
-
W komputerze głównym zastosowano macierz dyskową.
-
Serwer wyposażony jest w mechanizm auto-backup’u danych. Wykonywane są dwie kopie bezpieczeństwa, z tym że jedna z nich składowana jest na serwerach zlokalizowanych w Poznaniu.
-
System operacyjny pozwalający na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych dla poszczególnych użytkowników.
-
Zastosowano system rejestracji dostępu do zbioru danych.
-
Zastosowano oprogramowanie zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem do systemu informatycznego.
-
Do przetwarzania danych dopuszczono wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia.
-
W najbliższym czasie każdy z naszych klientów otrzyma dostęp do naszej bazy danych. Każda osoba, której firma przyzna upoważnienie do dostępu do bazy otrzyma od nas indywidualny login i hasło (zmiana hasła wymuszana przez system co 30 dni). Aby dostęp online był odpowiednio chroniony wystąpiliśmy o przyznanie certyfikatu SSL (certyfikaty wykorzystywane przez bankowość on-line ‘zielony pasek’).
Ochrona dokumentów:
-
Dokumenty Klientów pakowane są w pudła chroniące je przed uszkodzeniem, oznaczone indywidualnymi kodami kreskowymi. Pudła nie posiadają oznaczeń z nazwą właściciela oraz rodzajem przechowywanych dokumentów.
-
Każde zlecenie wykonywane na dokumentach jest monitorowane i rejestrowane, zarówno w formie dokumentów pisanych (protokoły) jak i komputerowej bazie danych.
-
Całość zasobu ewidencjonowana jest w odpowiednio zabezpieczonej komputerowej bazie danych.
Poufność danych
Z samej specyfiki działania Impel Business Solutions podlega zapisom ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2010 Nr 182 poz. 1228) oraz ustawy 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 Nr 133 poz. 883 wraz z póź.zm.).
Wszyscy pracownicy mający styczność z dokumentami przechowywanymi w naszym archiwum posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zostali również poinformowani o odpowiedzialnością karnej ciążącej na osobach ujawniających informacje niejawne oraz dane osobowe nieupoważnionym stronom trzecim.
W naszych umowach znajdują się też odpowiednie klauzule regulujące kwestie dostępu do dokumentów a załącznikiem do każdej umowy jest formularz autoryzacyjny, w którym właściciel akt upoważnia konkretne osoby do kontaktu ze spółką w celu przekazywania i udostępniania akt.
Anonimowość zbiorów zapewniona jest również poprzez zastosowanie kodów kreskowych do oznaczania pudeł, teczek/segregatorów oraz pojedynczych dokumentów.
