Czytelnia Artykuły naszych ekspertów

Czytelnia

Zobacz pozostałe wpisy

Automatyzacja – recepta na większą efektywność zarządzania czasem pracy. Zalety cyfrowego planowania i rozliczania czasu pracy

08-01-2021

Na pracodawcach spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dla wielu z nich jego rejestracja wciąż stanowi trudność, ponieważ wymaga dużych nakładów pracy oraz posiadania odpowiedniej wiedzy z zakresu przepisów prawa. Warto pamiętać, że do prawidłowego działania oraz optymalizacji prowadzenia takiej ewidencji mogą efektywnie przyczyniać się odpowiednio skonfigurowane narzędzia informatyczne do planowania oraz rozliczania czasu pracy. Pracodawcy mogą dzięki nim uzyskać oszczędność czasu przeznaczonego na rejestrację i rozliczenie (nawet o 70%) oraz zredukować koszty, eliminując równocześnie ryzyko popełnienia ludzkich błędów. 

 

Elektroniczne systemy do planowania i rejestracji czasu pracy są o wiele wydajniejsze i szybsze niż arkusze kalkulacyjne, , czy inne narzędzia analogowe. Oferowane w tym zakresie, łatwe w obsłudze zaawansowane rozwiązania technologiczne stanowią obecnie kluczowy element rozwoju biznesu – również w obszarze kadrowo-płacowym. Automatyczne narzędzie zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym stanowi więc bardzo znaczący element skutecznego rozliczania czasu pracy.

Technologia ta umożliwia menadżerom skoncentrowanie się w większym stopniu na kluczowych procesach biznesowych zamiast na kwestiach natury administracyjnej. Największą zaletą takich systemów jest możliwość dokładnego zaplanowania czasu pracy, jego precyzyjne rozliczenie oraz bezbłędne naliczenie wynagrodzenia z uwzględnieniem wszystkich zmiennych, takich jak: urlopy, nadgodziny, praca w godzinach nocnych itp. Dane są zaciągane do systemu z rejestratorów czasu pracy automatycznie lub zaciągane w postaci elektronicznej z innego pliku. Rodzaj rejestratora nie ma znaczenia, może być to np. punkt odbicia karty lub bramka. Człowiek zostaje po prostu zwolniony z wykonywania określonych czynności. 

Sporą zaletą jest również możliwość dostosowania narzędzia do indywidualnych potrzeb danej firmy. Automatyczne narzędzia do rejestracji i rozliczania czasu pracy sprawdzają się we wszystkich organizacjach. Narzędzie powinno być elastyczne, stwarzające możliwości modyfikacji, ponieważ każdy pracodawca posiada różne systemy, okresy rozliczenia, zasady wewnętrzne. Zwykle najlepszy efekt uzyskuje się w firmach produkcyjnych oraz wszędzie tam, gdzie pracownicy pracują w różnych systemach czasu pracy.

Takie cyfrowe narzędzia posiadają kilka bardzo przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich w zakresie planowania czasu pracy to: opcja rozpisania godzin indywidualnie dla każdego pracownika oraz opcja zastosowania algorytmów, które automatycznie przypisują grafik do całej grupy osób. Najważniejszymi funkcjami w planowaniu i rozliczania czasu pracy są z kolei: wykrywanie błędów w planie i zdarzeń niepożądanych (np. takich jak niezachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego)spóźnienia oraz automatyczne generowanie raportów. Umożliwia to codzienną weryfikację w czasie rzeczywistym, bez konieczności szukania informacji w dokumentach papierowych. Eliminacja papieru stanowi kolejną wielką korzyść płynącą z zastosowania systemów elektronicznych. 

Narzędzie przygotowane przez Impel Business Solutions jest pomocne zarówno dla kadry zarządzającej, jak dla pracowników, którzy poprzez dedykowany portal mogą m.in. sprawdzić harmonogram czasu pracy oraz złożyć wniosek urlopowy. Nasz system umożliwia również wprowadzenie algorytmów dotyczących automatycznego rozliczania czasu pracy w oparciu o dane z systemu RCP dotyczące godziny wejścia i wyjścia pracownika oraz automatyczną kwalifikację godzin pracy jako nadliczbowych. Ponadto system pozwala na codzienne generowanie raportu odchyleń dot. m. in. spóźnień, braku rejestracji wejścia i wyjścia. Istnieje możliwość przesyłania tego typu informacji drogą mailową, do osób odpowiedzialnych za dany proces. 

Niezwykle istotne znaczenie ma możliwość stosowania takich narzędzi w warunkach pracy zdalnej. W IBS-ie dane są automatycznie zaciągane do systemu kadrowo-płacowego, którego częścią jest wspomniane narzędzie do planowania i rozliczania czasu pracy oraz naliczania wynagrodzeń. Takie rozwiązanie umożliwia znacznie większe możliwości adaptacji do wymogów rynku w warunkach realizowanej z domu pracy zdalnej. 

Warto wspomnieć, że określone rozwiązania mogą być dostarczone jako odrębne narzędzie lub w pakiecie z systemem i usługą kadrowo-płacową; mogą być także zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym, którym posługuje się dana firma. Wspierająca człowieka w pracy automatyzacja i robotyzacja rozwijają się bardzo szybko. Rozwiązania cyfrowe stwarzają zupełnie nowe możliwości bezpiecznego dostępu do zasobów informacji z niemalże dowolnego miejsca i o każdej porze. Warto o tym pamiętać planując działania, których celem ma być efektywniejsze i łatwiejsze planowanie oraz rozliczanie czasu pracy.

 

autorka artykułu: Katarzyna Adamczyk, dyrektor obsługi kadrowo-płacowej ds. klienta zewnętrznego, Impel Business Solutions Sp. z o. o.

 

Wypowiedzi naszej ekspertki pojawiły się na kilku portalach:

http://manager24.pl/dzieki-automatyzacji-rosnie-efektywnosc-zarzadzania-czasem-pracy/

https://www.forumfirm.eu/dzieki-automatyzacji-rosnie-efektywnosc-zarzadzania-czasem-pracy/

http://informacjebranzowe.pl/dzieki-automatyzacji-rosnie-efektywnosc-zarzadzania-czasem-pracy

https://magazynlbq.pl/dzieki-automatyzacji-rosnie-efektywnosc-zarzadzania-czasem-pracy/

https://trendblend.pl/polska/efektywnosc-zarzadzania-czasem-pracy/

 

Chcesz zadać nam pytanie - chętnie odpowiemy: bpo@impel.pl