Czytelnia Artykuły naszych ekspertów

Czytelnia

Zobacz pozostałe wpisy

Cyfrowe teczki zamiast szaf z dokumentami - digitalizacja akt osobowych pracowników

17-11-2020

Za każdym sukcesem stoi podjęcie dobrej decyzji. Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki) posiadają niemal nieograniczoną pojemność i umożliwiają dostęp do danych z każdego miejsca – pod warunkiem dostępu do łącza internetowego i posiadania stosownych uprawnień dot. przetwarzania danych. Ma to znaczenie np. dla organizacji posiadających strukturę rozproszoną – firm ze znaczną liczbą oddziałów lub biur terenowych, pomiędzy którymi musi być zachowany sprawny i szybki obieg dokumentów. E-teczki znacznie usprawniają wykonywanie pracy – dzięki nim na jednym dokumencie może pracować kilku pracowników jednocześnie.

 
Elektroniczne teczki pracownicze są ułatwieniem dla wszystkich, pracujących na co dzień z dużą i zróżnicowaną ilością dokumentów kadrowych. Ogromną ich zaletę stanowi bezpieczeństwo korzystania przez uprawnione osoby. E-teczka gwarantuje ponadto: łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych, czy poszerzanie bazy o nowo utworzone dokumenty. 
 
Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność oraz wymogi prawne coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie ważnej dokumentacji w przestrzeni cyfrowej (dyski, serwery, chmury), zamiast tradycyjnego jej gromadzenia w szafach, czy na regałach. Aby było to możliwe, konieczne jest wdrożenie procesu digitalizacji pozwalającego na powstanie elektronicznej teczki z ważnym dla organizacji zbiorem materiałów. Proces, wbrew pozorom, wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, która polega tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu oraz przechowywaniu w formie elektronicznej. 
 
Digitalizacja stanowi zwykle pierwszy krok do cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, furtkę dla nowych technologii budujących realną przewagę rynkową organizacji np. robotyzacji czy automatyzacji procesów. Firmy, które z powodzeniem przeprowadziły transformację cyfrową, są w stanie przetwarzać nawet około miliona plików rocznie. Do bardzo wymiernych korzyści płynących z digitalizacji należy m.in.: obniżenie kosztów przechowywania dokumentacji, oszczędność czasu, większe bezpieczeństwo wynikające ze zminimalizowania ryzyka zgubienia lub zniszczenia papierowych akt. 
 
W Impel Business Solutions sukcesywnie zwiększamy wykorzystanie nowych technologii dzięki digitalizacji. Jeszcze dwa lata temu w bieżącej pracy były wykorzystywane głównie dokumenty papierowe; obecnie odsetek poddanych digitalizacji dokumentów wynosi ponad 90 % i jest bliski osiągnięcia stu procent. Korzystamy z wysokowydajnych (tzw. półprzemysłowych) skanerów, które są dostarczane w pakiecie z kompatybilnym oprogramowaniem. Umożliwia ono spersonalizowany dla danego klienta wielowariantowy dobór parametrów skanowania – m.in.: rozdzielczości obrazu, prędkości skanowania, formatu zapisu, czy wyboru palety koloru skanowanych dokumentów. Właściwa konfiguracja skanera i oprogramowania pozwala w bardzo dużym stopniu ułatwić sprawne skanowanie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów. Najczęściej skanowane są raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale digitalizować można niemal każdy typ dokumentów, np. paragony zakupu. Przeprowadzając digitalizację wewnątrz jednej ze spółek naszej Grupy, skanowaliśmy miesięcznie około 20 tysięcy cechujących się dużą różnorodnością dokumentów księgowych, wraz z odpowiednią ich indeksacją i dekretyzacją. 
 
Przystępując do skanowania należy poprawnie skonfigurować urządzenia, zwłaszcza wybrać odpowiednią rozdzielczość, aby obraz cyfrowy wiernie oddawał treść dokumentu papierowego. Ważna też jest jakość papieru, która ma bezpośredni wpływ na wydajność skanowania (a której często nie bierze się pod uwagę). Istotnym elementem jest także oznakowanie dokumentów papierowych kodami kreskowymi, które, poza nośnikiem informacji (opisem dokumentu), pełnią rolę separatora. Błędy wynikające z niewłaściwego przygotowania do procesu digitalizacji, z pozoru niegroźne, wpływają na niewłaściwą terminowość realizacji zadań oraz mogą prowadzić, w skrajnych przypadkach,  do konieczności ponownego skanowania.
 
Nie ma rzeczy trudnych do zrobienia, jeśli wiemy jak je zrealizować. Digitalizację należy powierzać ekspertom posiadającym odpowiednie doświadczenie i specjalistyczną wiedzę; potrafiącym optymalnie wykorzystać profesjonalny sprzęt, aby nie wystąpiły niespodziewane problemy – wynikające m.in. ze stanu fizycznego dokumentów (uniemożliwiające np. ich masowe zeskanowanie, czy trudności w indeksowaniu). Teoretycznie proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, wymaga jednak dobrego zaplanowania (np. zakresu prac, skonfigurowania danych i sprzętu) – aby zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i zachować ciągłość realizacji procesów operacyjnych. Jedną z wielkich zalet digitalizacji jest to, że po zeskanowaniu dokumentów można zniszczyć część z nich, chyba że obowiązujące regulacje prawne narzucają obowiązek ich przechowywania przez określony czas, uwalniając przestrzeń biurową. W centrali naszej spółki we Wrocławiu jest dokonywana transformacja cyfrowa ok. 30 tysięcy akt osobowych, które docelowo mają tworzyć e-teczki. Za realizację zadania odpowiedzialny jest dział zarządzania dokumentacją. 
Zazwyczaj proces digitalizacji rozpoczyna się od weryfikacji zasobu, tj. ilości, rodzaju dokumentów, ich stanu fizycznego oraz danych (jakie posłużą później do opisu dokumentów w systemie), a następnie ich transportu do jednego miejsca skanowania – należy m.in. ustalić, czy jakie jest ich zróżnicowanie pod kątem formatów, w jakim obecnie są stanie fizycznym, w jakiej formie są przechowywane itd. oraz jaka jest ich ilość. Po wybraniu dokumentów do zeskanowania trzeba nadać im kod kreskowy – jest on nośnikiem informacji dla oprogramowania używanego przy skanowaniu; wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, ułatwia też wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum (jeśli jego numer powiążemy z metryką). Indywidualne potrzeby klienta są niezwykle istotne i stanowią kierunek prac  – mając je na uwadze jesteśmy w stanie opracować optymalne rozwiązania. Pozwolą one na odpowiednie zaplanowanie całego procesu, optymalny dobór urządzeń i konfigurację oprogramowania, co z kolei zaowocuje właściwym dostosowaniem docelowego systemu, np. repozytorium danych.
 
Niektóre dokumenty wymagają umieszczenia daty wpływu; wtedy zwykle korzysta się z tradycyjnych pieczątek. Istnieją jednak bardziej nowoczesne rozwiązania – można np. użyć aplikacji, która automatycznie nakłada w trakcie skanowania znak wodny na plik cyfrowy, eliminując potrzebę ręcznego stemplowania dokumentów. Podczas skanowania dokumenty zapisywane są do wcześniej ustalonego formatu plików, który może posłużyć w dalszym kroku, np. do aktywacji funkcji wyszukiwania tekstu i odczytywania jego treści (OCR). Wykorzystanie wytworzonych plików w połączeniu z technologią OCR rozszerza możliwości wdrożenia kolejnych działań związanych z nowymi technologiami, np. robotyzacji czy automatyzacji. Po zeskanowaniu dokumenty są poddane indeksacji; są również przywracane do stanu pierwotnego i składowane w teczkach do archiwum – według obowiązujących przepisów prawa muszą być przechowywane nawet przez 50 lat (Najstarszy dokument, jaki zeskanowaliśmy, pochodził z 1968 r.). Stan niektórych dokumentów jest bardzo zły, dlatego przy skanowaniu trzeba zachować szczególną ostrożność, by dodatkowo nie pogorszyć ich jakości. Ostrożność jest bezwzględnie konieczna, ponieważ większość z tych materiałów źródłowych może okazać się niemożliwa do odzyskania.
 
Warto wspomnieć jeszcze o jednym aspekcie rosnącego znaczenia e-teczek dla wielu organizacji. Wpływ na przyśpieszenie digitalizacji ma niewątpliwie spowodowany pandemią wymóg pracy zdalnej. W tych warunkach wdrożenie digitalizacji oznacza dla pracodawców dodatkowe oszczędności związane z kosztami kierowania organizacją oraz ze znacznym usprawnieniem pracy. Tryb zdalny wymaga pracy z użyciem komputera, a dokumenty papierowe stanowią w tym kontekście spore utrudnienie – wymagają transportu do miejsca zamieszkania pracowników oraz wdrożenia dodatkowych procedur związanych z bezpieczeństwem informacji. Widzimy znaczny wzrost zainteresowania digitalizacją wśród np. firm prowadzących dokumentację kadrowo-płacową, z uwagi na duży udział dokumentów papierowych w ich procesach i restrykcyjne przepisy związane z ochroną danych osobowych. 
Praca zdalna na komputerze wymaga zatem dostarczenia wsadu elektronicznego. Jeżeli chcemy realizować usługi w zakresie home office, musimy zdigitalizować dokumentację tak, aby osoby pracujące w domu mogły spokojnie, sprawnie i bezpiecznie przetwarzać wszystkie niezbędne dane oraz informacje. Obecnie wdrażamy coraz bardziej zaawansowane procesy dla coraz większej liczby klientów (zarówno małych, jak dużych firm). Ich zakres jest również coraz szerszy – począwszy od cyfrowego obiegu faktur, aż do digitalizacji akt osobowych. Zawsze warto słuchać ekspertów – wiedzą co jest możliwe i jakie w danym zakresie należy podejmować działania. Warto też skorzystać z ich rad, ponieważ  nieustanne doskonalenie organizacji stwarza możliwości jej autentycznego rozwoju.
 
Artykuł został opublikowany również na innych portalach:
Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją, Impel Business Solutions Sp. z o o. 
Aleksandra Pacyna: lider zespołu e-teczka, Impel Business Solutions Sp. z o.o.