Czytelnia Artykuły naszych ekspertów

Czytelnia

Zobacz pozostałe wpisy

Dlaczego warto wdrożyć zarządzanie procesowe?

01-07-2018

Procesowy sposób zarządzania współczesnym przedsiębiorstwem jest znacznie efektywniejszy w porównaniu z metodami zarządzania tradycyjnego. Firmy, które zdecydowały się wdrożyć zarządzanie procesowe, lepiej radzą sobie z prognozowaniem i generowaniem przychodów, są też lepiej przystosowane do realiów rynkowych. Łatwiej poprawiają funkcjonowanie całej organizacji oraz szybkość jej działania. Przedsięwzięcie wymaga jednak sporej dyscypliny i pełnego zaangażowania ze strony wszystkich pracowników zaangażowanych w prawidłowy przebieg procesu. O jego sukcesie decyduje m.in. zaangażowanie zarządu i pracowników, prawidłowe zbadanie, określenie i zdefiniowania potrzeb oraz monitoring efektów.

 

Czym różni się zarządzanie procesowe od klasycznego zarządzania firmą?

W praktyce spotykamy dwa modele zarzadzania: funkcjonalny (tradycyjny) i procesowy. Każdy z nich charakteryzuje się innym sposobem realizacji założonych celów strategicznych i operacyjnych. Zarządzanie funkcjonalne jest coraz trudniejsze. Ma na to wpływ dynamika rynku oraz otoczenia. Natomiast zarządzanie procesowe sprawia organizacjom wiele trudności związanych z prawidłowym modelowaniem procesów, transformacją podejścia pracowników i kształtowaniem dojrzałości procesowej.

Organizacje zarządzane funkcjonalni e opierają swoją działalność na realizacji poszczególnych zadań prowadzących do realizacji zakładanych celów, przy jednoczesnej minimalizacji poniesionych kosztów oraz nakładów. Wszystkie działy w firmie odpowiadają za produkt końcowy, ale tylko w zakresie realizowanych zadań. Pracownicy specjalizują się w powierzonych obowiązkach, które łatwo można do nich przypisać i kontrolować. Optymalizacje poprzez technologię oraz specjalizację odbywają się w ramach działów i ich własnych struktur. Efekt uzyskiwany jest poprzez skalę, która umożliwia koncentrację na powierzonym obszarze działania.

Zarządzanie procesowe polega na traktowaniu wszystkich zadań w organizacji jako pewnego rodzaju ciągu sekwencji, które zgrupowane są w ramach jednego procesu. Celem organizacji staje się możliwie najpełniejsze zaspokojenie potrzeb klienta poprzez realizację własnych celów strategicznych i operacyjnych, definiowanych na bazie wartości dodanej wytwarzanych dla klienta dóbr oraz usług. Taka struktura zadań generuje większą skuteczność działania, efektywniejsze wykorzystanie zasobów i potencjału pracowników oraz ustrukturalizowany wzrost ich kompetencji. Sprawność działań przedsiębiorstwa jest weryfikowana oraz realizowana poprzez identyfikowanie, projektowanie i optymalizowanie procesów, standaryzowanie działań i sterowanie ich przebiegiem. Takie podejście daje możliwość elastycznego dostosowania się do otoczenia i zmian w nim zachodzących. Przewaga konkurencyjna budowana jest w oparciu o dynamikę działania i efekt, a nie realizację poszczególnych zadań oraz czynności.

Ewolucja, czy rewolucja – czyli jak zapoczątkować wdrażanie procesowości w przedsiębiorstwie?

Funkcjonują dwa modele wdrażania procesowości: rewolucyjny i ewolucyjny. Pierwszy z nich sprowadza się do wdrożenia procesowości - od optymalizacji wykonywanych zadań przez pracowników, a następnie zdefiniowania procesów i ich modelowania. Często odbywa się bez udziału pracowników, a same procesy definiowane są przez powołanych do tego specjalistów. W praktyce sprowadza się to do zarządzania zmianą i ciągłego monitorowania jej poszczególnych faz – od wyparcia, poprzez opór aż do akceptacji, która często nie następuje w odniesieniu do całości organizacji. Prowadzi to do braku spodziewanych efektów, częstych zmian w procesach, braku jednoznacznej roli właściciela procesu i kłopotów w uzyskaniu wiarygodnej informacji zarządczej. Drugi model wdrażania procesowości – ewolucyjny - rozpoczyna się od zbudowania kompetencji procesowych w organizacji i powołania zespołów. Ich celem jest zdefiniowanie procesów, określenie celów oraz miejsc oddziaływania na inne procesy. Dopiero na tej podstawie określani są właściciele procesowi, modelowane są procesy i ich mierniki. Wdraża się je przy zaangażowaniu wszystkich pracowników, których dotyczy zmiana. Praktycznym czynnikiem zaangażowania pracowników jest pisanie instrukcji procesowych, ocena optymalności zdefiniowanych kroków procesowych, a także wiarygodności i stopnia komplikacji zastosowanych mierników. Każda zmiana kultury organizacji jest wyzwaniem samym w sobie, dlatego warto precyzyjnie zdefiniować cel pierwszego etapu wdrażanej procesowości – ma on pokazać słabe strony realizowanych zadań i zapewnić możliwość ich zmiany, doskonalenia, poprawy. Tak przygotowany model jest gotowy na kolejne dwa etapy: doskonalenie i optymalizację.

Zarządzanie procesowe – najważniejsze korzyści dla firmy i jej klientów

Jakość usług – wiele przedsiębiorstw nie mierzyło nigdy jakości usług przed wdrożeniem procesowości. Tymczasem transparentność tego elementu jest kluczowa dla oceny wartości zarządzania procesowego i budowania wartości dla klienta. Jakość sprowadza się tu do ciągłego monitorowania wyników, przestrzegania procedur bezpieczeństwa oraz rozwoju eksperckości zespołów. Interdyscyplinarność pracowników i ich ukierunkowanie na rozumienie potrzeb biznesowych staje się nośnikiem sukcesu.

Efektywność pracy – staje się podstawą biznesu. Jest mierzona adekwatnością procesów, standaryzacją zadań, eliminacją zbędnych aktywności, przejrzystością procedur i zasad funkcjonowania. Tak rozumiana i realizowana prowadzi do optymalizacji struktur i wzrostu efektywności biznesu.

Elastyczność organizacji – wskazuje jej zdolność dostosowania się do otoczenia, ale też otwartość na zmiany w nim zachodzące. Taką możliwość dają systemy i szybkość dostępu do danych, efektywne wdrażanie nowych rozwiązań, zdolność dostosowania zasobów do koniunktury rynkowej.

Ograniczenie ryzyka – najczęściej jest ono pomijane w zarządzaniu strategicznym w ramach struktur funkcjonalnych, tradycyjnych. W modelu procesowym ryzyko przenoszone jest na kroki procesowe i systemy pomiarów oraz analiz. Dostępność do kompleksowej informacji zarządczej pozwala nie tylko ograniczyć ryzyka płynące z wnętrza organizacji, ale też elastycznie reagować na ryzyka przychodzące z zewnątrz.

Koszty – ich redukcja następuje na bazie efektu skali, konsolidacji obsługi zadań i ich synergii. Istotny wpływ na redukcję kosztów mają również kompetencje i umiejętności pracowników, które właściwie pogrupowane stają się efektywnym wskaźnikiem ekonomicznym.

Każde narzędzie stosuje się w celu jak najlepszej realizacji zamierzonych celów. Obserwując zachodzące na rynku zmiany dobrze korzystać ze sprawdzonych metod, które zwiększająrynkową wydajność i konkurencyjność firmy. Certyfikatem jakości oraz wiarygodności metody zarządzania procesowego jest potwierdzona wielokrotnie skuteczność jej stosowania w praktyce.

 

Chcesz zadać nam pytanie lub dowiedzieć się więcej - napisz do nas: bpo@impel.pl