Czytelnia Artykuły naszych ekspertów

Czytelnia

Zobacz pozostałe wpisy

Komu potrzebny jest outsourcing procesów administracyjnych?

17-03-2020
Nie od dzisiaj wiadomo, że przedsiębiorcy nie są w stanie realizować wszystkich zadań biznesowych samodzielnie. Lider firmy opracowuje plan tego, co jego firma chce osiągnąć. Wyznacza wizję i strategię kluczowych kierunków, jakie firma będzie realizować. Zazwyczaj strategia działania  wskazuje odpowiedzi na pytanie: co, jako firma, będziemy wykonywać samodzielnie, a jakie zadania będziemy wykonywać przy udziale specjalistów i ekspertów?
 

Poniżej kilka przykładów zadań, które często przedsiębiorcy i właściciele zlecają specjalistom.

 

Powyższe zadania mogą być jeszcze delegowane w dwóch wymiarach:

  • korzystamy ze wsparcia specjalisty w pełnym zakresie np. zadania realizowane w całym dziale są wykonywane przez firmę zewnętrzną;
  • korzystamy ze wsparcia specjalistów w wybranym procesie np. wyznaczamy procesy, które mają być wykonywane przez firmę zewnętrzną.

Oto przykład ,przy którym warto zastanowić się, jak można wykorzystać outsourcing w sposób selektywny, tzn. taki, w którym mocno specjalistyczne zadania są realizowane poza firmą.

Przykład:

Przykładowym procesem, który występuje we wszystkich przedsiębiorstwach i może być realizowany przez podmiot zewnętrzny, jest wprowadzanie i księgowanie faktur zakupowych.

opis:

Miesięcznie firma otrzymuje od kilkudziesięciu  do nawet kilku tysięcy faktury od dostawców. Dane z dokumentów muszą zostać wprowadzone do systemu, zarówno po to, aby odbył się proces jej dekretacji (wokrflow), jak i po to, aby ją zaksięgować.

problem:

Dedykowany do tego pracownik robi to ręcznie, jednak ta praca może być dla niego monotonna i nużąca. Ponadto w dziale finansowym firmy czeka na niego wiele zadań, znacznie ciekawszych i bardziej rozwijających. Wyzwanie: pracownik przepisywał dane z jednej faktury do systemu. Dziennie był w stanie zaksięgować nie więcej niż kilkadziesiąt faktur. Pracując na cały etat nie był w stanie obsłużyć wszystkich faktur - w efekcie rosły zaległości oraz frustracja pracownika.

rozwiązanie:

Wszystkie te czynności mogą być realizowane przy użyciu firmy zewnętrznej, która do realizacji tego zadania wykorzysta system OCR i wirtualnego pracownika, czyli robota księgowego.

Roboty przejmują powtarzalne, wolumenowe procesy i dają możliwość rozwoju pracowników w bardziej zaawansowanych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwalają również na oszczędności kosztów pracy oraz zmniejszają ryzyko powstawania błędów.

Dlaczego przedsiębiorstwa korzystają z zewnętrznych dostawców?

  • Firmy nie chcą budować specjalistycznych kompetencji wewnątrz organizacji.
  • Jakość wykonywanych przez firmę zadań może być realizowana na dużo niższym poziomie od eksperta zewnętrznego, który specjalizuje się w danej dziedzinie.
  • Firma osiągnie większe przychody, jeśli skupi się na budowaniu przewagi konkurencyjnej w core biznesie, np.na produkcji w przypadku takiego profilu działalności.
  • Firma poświęci zbyt dużo czasu na nauczenie się samodzielnej realizacji skomplikowanego zadania.

To są ogólne korzyści, które przedsiębiorstwo zyskuje korzystając z firmy zewnętrznej.
Przeanalizujmy jeszcze, jakie potrzeby strategiczne zostaną zaspokojone, jeśli zdecydujemy się na współpracę z firmą outsourcingową. A są nimi:

  • Dostęp do know-how i najlepszych praktyk dostawcy.
  • Postępowanie wg aktualnych trendów dot. nowoczesnych rozwiązań technologicznych jakie wdrażane są na procesach, które wydzielimy na zewnątrz.
  • Budowanie i optymalizacja procesów – określenie efektu po optymalizacji i usprawnieniu procesów.
  • Mierzalność biznesu – określenie najważniejszych wskaźników pod potrzeby zarządu.
  • Ustawienie procesu raportowania zgodnie z zapotrzebowaniem organizacji.
  • Lepsze i efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich.
  • Identyfikacja i zabezpieczenie ryzyk dla biznesu.
  • Zdefiniowanie i ustawienie punktów kontrolnych na procesach, a szczególnie ich stykach z innymi działaniami w firmie.

Jako dostawcy rozwiązań outsourcingowych często obserwujemy skłonność do niezlecania usług na zewnątrz. Przedsiębiorcy liczą, że w ten sposób zaoszczędzą lub wręcz zarobią więcej. Nie biorą jednak pod uwagę faktu, że może się okazać, iż jakość realizowanych samodzielnie procesów specjalistycznych może być dużo niższa niż zleconych firmie zewnętrznej. Dodatkowo partner może zapewnić doradztwo eksperckie czy dodatkowe szkolenia. Warto wszystkie te elementy wziąć pod uwagę opracowując strategię działania firmy.


Ewa Piotrowska, dyrektor handlowy. Od 19 lat doradza klientom biznesowym, zarządom i prezesom - jak rozwijać firmy w oparciu o najnowsze rozwiązania technologiczne i procesowe. Obecnie zarządza sprzedażą i kreuje nowe produkty usprawniające back office organizacji.
Do każdego klienta podchodzi indywidualnie, analizując potrzeby firmy i proponując optymalne na dane moment rozwiązanie. Zwolenniczka automatyzacji powtarzalnych procesów przy wsparciu technologii RPA, porządkowania i optymalizacji procesów biznesowych oraz specjalizacji firm na core biznesie. 

Chcesz zadać nam pytanie lub dowiedzieć się więcej - napisz do nas: bpo@impel.pl