Czytelnia Artykuły naszych ekspertów

Czytelnia

Zobacz pozostałe wpisy

Lean Management w pigułce, czyli co każdy pracownik powinien wiedzieć o tej metodzie

01-07-2018

Impel Business Solutions Sp. z o. o. jest obecnie na etapie prowadzenia działań doskonalących procesy w oparciu o uznaną i sprawdzoną metodę Lean Management. Efektywna zmiana systemu pracy nie jest możliwa bez ścisłego współdziałania pracowników z osobami odpowiedzialnymi za wdrażanie nowej strategii. Uznaliśmy, że warto w krótkiej, przystępnej formie, bez technicznej terminologii oraz suchych definicji przybliżyć wszystkim zainteresowanym Lean Management. Scharakteryzowaliśmy krótko fundamenty ideowe, na których opiera się ta najskuteczniejsza na świecie metoda doskonalenia organizacji.

Lean Management zmienia problemy w cele i pomaga je osiągać

Konfucjusz napisał: Nieważne jak wolno stawiasz kroki, ważne byś nie zatrzymał się w drodze. Lean Management to system ciągłego ulepszania efektywności pracy i zaangażowanych w nią ludzi. Lean nie jest jednorazowym projektem, lecz metodą stałego doskonalenia. Opiera się na długoterminowym rozwoju kultury ciągłego usprawniania realizowanych procesów. Zmiany procesowe powinny rozpocząć się od wyjaśnienia pracownikom czym jest Lean Management – żeby potraktowali tę metodę jako rozwiązanie, które jest w stanie wpływać korzystnie na jakość ich pracy.

Optymalna organizacja pracy zespołowej to klucz do sukcesu

Działanie zespołowe jest najważniejsze – wdrażanie zmian staje się efektywne, kiedy zadania są odpowiednio podzielone pomiędzy pracowników. To oni ,współpracując i usprawniając pracę, zmieniają i budują nową jakość swojego otoczenia zawodowego. Jeśli warunki pracy zmieniają się na lepsze, jej standard również ulega zmianie - z korzyścią dla pracowników.

Lepiej iść do przodu niż się cofać – dobrze być częścią zespołu, który to rozumie

Wiele dużych firm oraz instytucji na całym świecie odniosło sukces rynkowy dzięki zastosowaniu Lean Management. Jednym z głównych zadań podczas wdrażania tej metody jest przekonanie pracowników do zmiany postaw wobec wykonywanych czynności służbowych – do większego utożsamienia się z nimi oraz z organizacją. Celem Lean Management jest optymalne wykorzystanie potencjału zatrudnionych w firmie ludzi – uczynieniu pracy bardziej efektywną przy równoczesnym minimalizowaniu jej nakładu oraz wkładanego w nią wysiłku.

Praca stanie się lepsza na tyle, na ile ją ulepszymy

Skuteczność narzędzi Lean zależy od sposobu ich wykorzystania. Wprowadzanie w firmie koncepcji zarządzania Lean nie może odbywać się bez wcześniejszej, dokładnej analizy stanu obecnego. Wypracowane na jej podstawie rozwiązania powinny uwzględniać m.in. te czynności w procesie, które generują najwięcej trudności. Usprawnienie to nie tylko udoskonalenie określonych czynności w procesie, to również eliminowanie wszystkiego, co nie jest konieczne w procesie i co w nim przeszkadza.

Lean to znalezienie własnej drogi optymalnych zmian i modyfikacji

Jak wspomnieliśmy ogromne znaczenie ma dopasowanie koncepcji wykorzystania określonych narzędzi Lean do specyfiki określonego otoczenia zawodowego. Analizę procesu należy zacząć od zdefiniowania celów, opracowania założeń pomiarów i zastosowania do nich odpowiednich narzędzi. Prawidłowo przeprowadzona analiza pozwala wyciągnąć rzetelne i wiarygodne wnioski na podstawie, których podejmowana jest decyzja o wdrożeniu najbardziej optymalnego modelu procesu.

Proste rozwiązania są najlepsze – jeśli są znaczące

Proces powinien charakteryzować się pełną czytelnością, merytoryczną przejrzystością oraz prostotą na poziomie realizacji poszczególnych zadań. Musi również być tak skonstruowany, aby można było w każdej chwili zweryfikować jego stan – transparentność na każdym etapie za pomocą kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Proces powinien być skonstruowany płynnie, a jego poszczególne etapy muszą być widoczne. Przy odpowiednim ułożeniu procesu jego kontrola przez osoby z zewnątrz nie jest konieczna.

Fundamentalna zasada Lean: Szacunek dla ludzi

Szacunek na gruncie zawodowym to m.in. umiejętność konstruktywnego słuchania przez przełożonych opinii podwładnych. Pracownicy muszą czuć się wysłuchani oraz doceniani. W procesie wdrażania zmian, mających na celu zwiększenie efektywności pracy, jego główną siłę napędową stanowią ludzie. Stosowane przez nich narzędzia i rozwiązania pomagają jedynie w osiąganiu zamierzonych celów. Zaangażowanie pracowników może przełożyć się na sukcesy we wdrażaniu nowej metody. Świadomość w tym zakresie ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego przebiegu procesu. To warunek efektywnego wykonywania pracy.

Zaangażowanie pracowników jest niezbędne do ciągłego doskonalenia procesu pracy

Najlepszym pracownikiem jest osoba dowartościowana i pozytywnie zmotywowana. Środowisko zawodowe, które sprzyja inicjatywie, potrafi również budować poczucie współodpowiedzialności za wykonywaną pracę. Lean buduje model współpracy oparty na zaufaniu do ludzi oraz przekonaniu, że potrafią oni rozwinąć własne umiejętności. W ten sposób tworzy się o wiele efektywniejszy, od hierarchicznego, model relacji międzyludzkich.

Wysłuchanie pracowników i podjęcie działania służącego zaradzeniu ich problemom

Jeśli stworzy się sprzyjające warunki dla aktywności zawodowej, ludzie uzmysłowią sobie, że dotychczasowe ograniczenia istniały wyłącznie w ich świadomości. Przede wszystkim należy ustalić, co najbardziej przeszkadza pracownikom w procesie, co zajmuje najwięcej czasu, co uważają za zbędne. Z punktu widzenia osoby zarządzającej i organizacji pracy nie jest możliwe siedzenie przy każdym z pracowników i wyłapywanie wszystkich tego typu działań samodzielnie. Najlepiej zdać się w tym zakresie na informacje oraz wiedzę podwładnych. Wzbogaci je doświadczenie oraz wiedza osób odpowiedzialnych za wdrażanie optymalizacji, których zadaniem jest wykonywanie pomiarów, ich analiza, wnioski i rekomendowanie określonych rozwiązań.

Dobry menedżer to połowa sukcesu – prowadzi zespół we właściwym kierunku

Wsparcie menedżera udzielane pracownikom, na każdym etapie wprowadzania zasad Lean, ma decydujące przełożenie na kształtowanie ich postaw. Menedżer zachęca do zmian, umożliwia podjęcie działań oraz inicjatyw wprowadzających usprawnienia. Jego osobiste zaangażowanie – konstruktywne, kreatywne radzenie sobie z wątpliwościami podwładnych, nie wyszukiwanie argumentów na „nie”, odpowiedzialne decyzje, sposób komunikowania się i przekonywania - mogą przyśpieszyć wprowadzanie pożądanych zmian w firmie.

Eliminując marnotrawstwo, szukamy przyczyn a nie winnych – racja jest zawsze po stronie dobrych celów

Nie jest właściwe utożsamianie ludzi z popełnianymi przez nich w przeszłości błędami w realizowanych procesach. Należy skupić się na samym procesie – na usprawnieniu czynności z wykorzystaniem narzędzi leanowych. Jeżeli bowiem występuje marnotrawstwo, to nie dzieje się tak z winy błędu człowieka, lecz wynika z błędu w procesie. Zaplanowana praca musi zostać wykonana dobrze i terminowo. Kierunek działań wyznaczają właściwie określone cele.

Pracujemy tylko nad możliwymi do wdrożenia rozwiązaniami

Kluczową kwestią jest wiedza: o kadrze, którą ma się do dyspozycji i o zaplanowanych zadaniach. Cele nakreślone zgodnie z tą wiedzą ułatwiąją pracę. Zastosowane rozwiązania muszą być proste i możliwe do zrealizowania własnymi, dostępnymi zasobami. Określając je należy uwzględnić pełną optymalizację procesu bez nakładów finansowych.

Błędy pomagają – jeśli się na nich uczymy

Pracownicy muszą nauczyć się umiejętności dostrzegania błędów oraz niedoskonałości procesu. Na bazie zdefiniowanych elementów do poprawy mogą powstawać gotowe rozwiązania. Bardzo istotne jest również wyrobienie w pracownikach umiejętności wyciągania wniosków z błędów – przełoży się to na aktywność w ich eliminowaniu.

Doskonalenie nie jest karą za grzechy, a wszyscy nie muszą robić wszystkiego – standaryzacja pracy umożliwia i sprzyja doskonaleniu

Lean jest procesem powtarzalnym. Optymalizacja procesu jest tym trudniejsza, im większa była różnorodność czynności wykonywanych indywidualnie przed jej wprowadzeniem. Wyszukanie i wprowadzenie standardu w procesie polega m.in. na konieczności ułożenia go na podstawie wielu wariantów czynności wykonywanych w tym samym procesie przez kilku pracowników. Najtrudniejszą barierą do przezwyciężenia, na etapie wdrażania procesu, bywa często ich negatywne nastawienie – pracownicy odnoszą się często z niechęcią do perspektywy realizowania jednej, powtarzalnej czynności przez cały dzień. Kiedy do wykonywanej pracy wkrada się monotonia i rutyna, ma to negatywny wpływ na jej wydajność – dlatego powielane czynności muszą być nieustannie usprawniane i optymalizowane. Wtedy będzie możliwy trwały wzrost wydajności pracy. Jeśli zespół osiągnie sukces, należy zadbać, aby nie był on chwilowy.

Doskonalimy jedynie to, co istotne – osiągamy większą wydajność mniejszym wysiłkiem Rozdzielenie czynności pomiędzy pracowników zwiększa komfort pracy oraz stwarza możliwość zastępstwa w przypadku nieobecności. Inicjatywa pracowników, polegająca na zastosowaniu swoich pomysłów w praktyce, może dodatkowo usprawniać pracę i czynić ją nie tylko bardziej wydajną, lecz także lżejszą. Skuteczność określonych działań i zasad w procesie doskonalenia organizacji zawsze weryfikuje praktyka. Ona jest też nieomylnym sprawdzianem wprowadzanej w życie metodologii Lean.

Poprawa procesów i zawodowy rozwój kompetencji pracowników powinny przebiegać równolegle

Aby móc spełnić założenia wprowadzania zmian zgodnie z metodologią Lean Management należy zadbać o przygotowanie do niej całej organizacji oraz stworzyć jej pracownikom możliwość nabycia określonych kompetencji. Ogromne znaczenie ma konsekwencja realizacji podjętych działań oraz optymalne wykorzystanie wiedzy merytorycznej. Wiedzę tę pracownicy zdobywają na szkoleniach z wykorzystania narzędzi Lean i stosowania ich w praktyce. Praca zespołowa umożliwia wypracowanie lepszych rozwiązań. Jeżeli pracownicy stają się autorami zmian i chcą je wdrażać, nie są one chwilowe – wtedy możliwe staje się doskonalenie zgodne z metodologią Lean. Aby tak było, pracownicy muszą posiadać odpowiedni zasób wiedzy merytorycznej. Znakomitym przykładem na wykształcenie odpowiednich kompetencji u pracowników w tym zakresie jest Akademia Procesowa. Warsztatowa forma zajęć prowadzonych na Akademii umożliwia szkolenie odpowiedzialnych i zaangażowanych emocjonalnie w realizację procesu kadr. Uczestnicy takich zajęć nabywają bardzo konkretną wiedzę merytoryczną: uczą się m.in. identyfikowania marnotrawstwa oraz działań nieprzynoszących wartości w procesie, uczą się również patrzenia procesowego na wykonywane czynności oraz identyfikacji i mapowania procesu.

autor: Maciej Kozioł

Chcesz zadać nam pytanie lub dowiedzieć się więcej - napisz do nas: bpo@impel.pl

 

Biogram autora publikacji:

Doktor Nauk Humanistycznych Uniwersytetu Wrocławskiego, absolwent Państwowej Wyższej Szkoły Filmowej Telewizyjnej i Teatralnej im. L. Schillera w Łodzi. Pracował w agencjach reklamowych, domach producenckich, w firmach oraz instytucjach państwowych i prywatnych. Był też wykładowcą mi. in. w Instytucie Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Wrocławskiego. Posiada bogate doświadczenie warsztatowe jako copywriter oraz doświadczenie w dziedzinie PR. Ma na swoim koncie publikacje książkowe i artykuły o charakterze naukowym i popularnonaukowym z zakresu różnych dziedzin – w tym finansów i Lean Management. Pracując w Impel Business Solutions Sp. z o o. na stanowisku specjalisty redaguje i opracowuje publikowane w mediach artykuły specjalistów Grupy Impel.