Czytelnia Artykuły naszych ekspertów

Czytelnia

Zobacz pozostałe wpisy

Planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników niepełnoetatowych

24-08-2018
Zaplanowania i rozliczenia czasu pracy możemy podjąć się znając ustalenia zawarte w umowie o pracę pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Biorąc pod uwagę normy obowiązujące pracownika pełnoetatowego, dodatkowa praca osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu najczęściej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych; daje jedynie prawo do wynagrodzenia za czas jej wykonywania. Aby takich sytuacji było mniej, przepisy nakazują, w przypadku niepełnoetatowych umów o pracę, ustalenie limitu, tj. liczby godzin pracy przekraczających ponaddobowy lub średniotygodniowy jej wymiar – w skali okresu rozliczeniowego. Po przekroczeniu tego limitu pracodawca, mimo iż pracownik nie pracuje jeszcze w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, otrzyma dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych (wg art. 151§5 KP). 
 
Jak wspomnieliśmy, punktem wyjścia ,do planowania i rozliczania czasu pracy danego pracownika, są zawsze konkretne zapisy w umowie. Praca ponadwymiarowa może być gratyfikowana finansowo w różny sposób. 
 
Oto przykłady zapisów stanowiących klucz do planowania i rozliczania czasu pracy:
 
- poprzez odniesienie do normy średniotygodniowej
 „Pracownik nabywa prawo do dodatku ustalanego jak za pracę w godzinach nadliczbowych za każdą godzinę pracy przekraczającą przeciętnie 30 godzin w skali okresu rozliczeniowego”;
 
- poprzez odniesienie do normy dobowej
 „Pracownik nabywa prawo do dodatku ustalanego jak za pracę w godzinach nadliczbowych za każdą godzinę pracy przekraczającą 6 godzin na dobę”; 
 
- poprzez odniesienie do wymiaru zatrudnienia
 „Pracownik nabywa prawo do dodatku ustalanego jak za pracę w godzinach nadliczbowych za każdą godzinę pracy przekraczającą wymiar średniotygodniowy czasu pracy na poziomie 3/4 etatu”;
 
- poprzez odniesienie do łącznej liczby godzin w okresie rozliczeniowym
 „Pracownik nabywa prawo do dodatku ustalanego jak za pracę w godzinach nadliczbowych za każdą godzinę pracy przekraczającą 139 godzin w okresie rozliczeniowym”. 
 
Przeliczanie kosztów w wymiarze 1/2 etatu jest zazwyczaj proste. W wymiarach etatu, przy których wchodzą w grę dziesiąte części liczb, sprawa jest bardziej złożona. Ponieważ przypadków o większym stopniu komplikacji jest wiele, wybraliśmy poglądowo do dalszych analiz przykład 4/5 wymiaru etatu. Pozwoli on na głębsze merytorycznie wyjaśnienie zagadnienia.
 
Przykład: pracownik pracuje na 4/5 etatu w równoważnym systemie czasu pracy, 
w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. 
W jego umowie o pracę próg dopuszczalnej liczby jej godzin ustalono na przeciętnym poziomie np. 35 godzin  tygodniowo. Pracownik pracuje w systemie zmianowym: 4-, 8- i 12-godzinnym. Jednego dnia, kiedy plan przewidywał 4 godziny pracy, pracownik został wezwany na 5 dodatkowych godzin (pracował łącznie w tym dniu 11 godzin). Za 4 dodatkowe godziny dobijające do pełnego etatu otrzymał wynagrodzenie (nieprzekroczone zostały normy dobowe, ani średniotygodniowy limit); natomiast za kolejną 1 godzinę pracownik otrzymał normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem do wynagrodzenia 50% lub 100% – ze względu na przekroczenie dobowe.
 
Mając wiedzę o podstawowych, omówionych we wcześniejszym artykule, pojęciach (pt. „Rozliczanie czasu pracy – 12 pojęć, które trzeba znać”) oraz o zapisach formalnych, które zawiera umowa, można przejść do etapu planowania i rozliczania czasu pracy. 
 
Pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy obowiązują takie same przepisy o czasie pracy jak pracowników zatrudnionych na pełnym etacie. Dotyczą one m.in. systemów czasu pracy i obowiązujących norm, np. jedenastogodzinnej przerwy na odpoczynek. To z kolei oznacza, że planując pracę w niepełnym wymiarze godzin należy kierować się ogólnymi zasadami wskazanymi w Kodeksie pracy i w przypadku osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze zaplanować mniejszą liczbę godzin w okresie rozliczeniowym – wynikającą z wymiaru czasu pracy danego pracownika. Pracownika niepełnoetatowego może obowiązywać różna długość czasu pracy w poszczególnych dniach – uogólniając: w jednym dniu sześć godzin, w innym 4 godziny, a w następnym 2 godziny. Przechodząc do przykładów pozostańmy przy wybranych poglądowo osobach zatrudnionych na 4/5 etatu. 
 
Przykład: pracownik zatrudniony na 4/5 etatu pracuje w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku) w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. 
Planując pracę w na październik 2018 r. musimy pamiętać, że norma w tym konkretnie terminie wynosi 184 godziny (23 dni robocze do przepracowania – po 8 godzin na pełnym etacie). W przypadku niepełnego etatu należy ten wymiar przeliczyć 4/5*184 = 147 – tzn. że pracodawca może zaplanować tylko 147,2 godziny, tj.: 147 godzin i 12 minut. 
Jak to zrobić ? 
Pracodawca może np. zaplanować każdy dzień od poniedziałku do piątku po 6,4 godziny, tj. po 6 godzin i 24 minuty, lub zaplanować pracę po 8 godzin przez 18 dni – wówczas pracownik musi przyjść do pracy w jednym dniu na 3,2 godziny, tj. na 3 godziny i 24 minuty.
 
Przykład: pracownik zatrudniony na 4/5 etatu pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, w którym praca nie może przekraczać 12 godzin na dobę w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. 
W okresie rozliczeniowym lipiec – wrzesień w 2018 r. norma  do przepracowania na pełen etat wynosi 512 godzin (64 dni robocze do przepracowania – po 8 godzin na pełnym etacie). W przypadku niepełnego etatu należy ten wymiar przeliczyć 4/5 * 512 = 409,6 godzin, tj. 409 godzin i 36 minut. 
Jak to zrobić? 
Wskazana norma pracownika na niepełnym etacie 409 godzin i 36 minut oznacza, że pracownik ma przepracować tyle godzin w trakcie okresu rozliczeniowego, tj. w miesiącach: lipcu, sierpniu i wrześniu. Pracodawca ustalając plan pracy takiej osoby może rozplanować te godziny w dowolny sposób przy zachowaniu pozostałych norm narzuconych przez Kodeks pracy. Oznacza to, że np. w lipcu pracownik może przepracować np. 15 dni po 12 godzin (=  180 godzin). W sierpniu również 15 dni po 12 godzin (= 180 godzin). Natomiast we wrześniu tylko 4 dni po 12 godzin plus 1 dzień, w którym przepracuje tylko 1 godzinę i 36 minut. Da nam to 409 godzin i 36 minut przepracowanych w okresie rozliczeniowym. 
UWAGA!
Należy pamiętać, iż przy takim planowaniu pracownicy zatrudnieni na stawce miesięcznej bez względu na to ile przepracują godzin, otrzymają swoje zagwarantowane w umowie o pracę wynagrodzenie. Nawet w miesiącu, w którym przepracowali tylko 49,6 godziny.
Pracownicy zatrudnieni na stawce godzinowej zagwarantowanej w umowie o pracę będą rozliczani stawką mnożoną przez każdą godzinę, którą przepracowali w danym miesiącu – np. mnożąc stawkę 20 zł * 180 przepracowanych godzin da kwotę 3600 zł. Jednak w miesiącu, w którym pracownik przepracował tylko 49,6 godziny * – np. przy uwzględnieniu stawki: 20 zł, otrzyma 992 zł. Spowoduje to konieczność dopłaty do wynagrodzenia w kwocie o wysokości 688 zł – aby pracownik otrzymał należność  minimalną. W 2018 r. wynagrodzenie minimalne wynosi 2100 zł, więc kwota minimalnego wynagrodzenia pracownika na 4/5 etatu wynosi 1680 zł za miesiąc czyli 992 zł (wypracowane wynagrodzenie) + 688 zł (dopłata do wynagrodzenia minimalnego).
 
 * – znak mnożenia
 

Chcesz zadać nam pytanie lub dowiedzieć się więcej - napisz do nas: bpo@impel.pl