e-teczka HR elektroniczna teczka osobowa pracownika

e-teczka HR

Bezpieczeństwo danych osobowych jest niezwykle ważne dla bezpieczeństwa funkcjonowania przedsiębiorstwa. Cyfryzacja akt osobowych zabezpiecza je przed nieuprawnionym dostępem i umożliwia łatwe ich przechowywanie oraz obsługę.

 

e-teczka HR to autorska aplikacja zapewniająca szybki oraz bezpieczny wgląd do teczek osobowych pracowników bez konieczności sięgania po wersje papierowe. Zawiera zbiór dokumentów opisujących historię zatrudnienia pracownika w danej firmie. Dostęp do plików posiadają jedynie osoby uprawnione z uprawnieniami nadanymi przez administratora systemu. Dokumenty dostępne są do wglądu lub drukowane jako kopie z dodatkowym zabezpieczeniem znakiem wodnym. Indywidualne kartoteki tworzone są automatycznie, poprzez zaimplementowanie danych z systemu źródłowego. Struktura e-teczki osobowej powstaje na bazie konstrukcji katalogowej (A,B,C). Duża ilość filtrów w systemie umożliwia przeglądanie danych oraz ułatwia ich eksport do arkusza kalkulacyjnego.


Funkcjonalności e-teczki HR:

  • przechowywanie akt osobowych w postaci cyfrowych obrazów dokumentów
  • zabezpieczenie dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem
  • możliwość chronologicznego układu dokumentów
  • możliwość przechowywania dodatkowych dokumentów, niewymaganych przez prawo
  • podgląd aktualnej sytuacji pracowniczej zgodnie z danymi źródłowymi
  • możliwość personalizowania widoku użytkownika
  • szerokie możliwości raportowania wg zadanych parametrów
  • zabezpieczenie kopii dokumentów znakiem wodnym

Teczka osobowa składa się z 3 części (A,B,C), a dodatkowo każda z kategorii dzieli się na dwie podkategorie: aktualne dokumenty oraz inne materiały niewymagane prawem. Zawartość e-teczki obejmuje:

A - dokumenty związane z podjęciem zatrudnienia
B - dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia
C - dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia

 

Korzyści z posiadania e-teczki HR:

  • bezpieczeństwo przetwarzanych danych
  • efektywna kosztowo metoda przetwarzania akt pracowniczych
  • wygoda dostępu i przetwarzania danych
  • realizacja wymogów prawnych nałożonych przez ustawodawcę
  • możliwość filtrowania dokumentów i drukowania
  • mechanizm podglądu, wydruku oraz zapisu elektronicznych wersji dokumentów

Po więcej informacji zapraszamy do naszego doradcy