Bezpieczeństwo danych osobowych jest niezwykle ważne dla bezpieczeństwa funkcjonowania przedsiębiorstwa. Cyfryzacja akt osobowych zabezpiecza je przed nieuprawnionym dostępem i umożliwia łatwe ich przechowywanie oraz obsługę.
e-teczka HR to autorska aplikacja zapewniająca szybki oraz bezpieczny wgląd do teczek osobowych pracowników bez konieczności sięgania po wersje papierowe. Zawiera zbiór dokumentów opisujących historię zatrudnienia pracownika w danej firmie. Dostęp do plików posiadają jedynie osoby uprawnione z uprawnieniami nadanymi przez administratora systemu. Dokumenty dostępne są do wglądu lub drukowane jako kopie z dodatkowym zabezpieczeniem znakiem wodnym. Indywidualne kartoteki tworzone są automatycznie, poprzez zaimplementowanie danych z systemu źródłowego. Struktura e-teczki osobowej powstaje na bazie konstrukcji katalogowej (A,B,C). Duża ilość filtrów w systemie umożliwia przeglądanie danych oraz ułatwia ich eksport do arkusza kalkulacyjnego.
Teczka osobowa składa się z 3 części (A,B,C), a dodatkowo każda z kategorii dzieli się na dwie podkategorie: aktualne dokumenty oraz inne materiały niewymagane prawem. Zawartość e-teczki obejmuje:
A - dokumenty związane z podjęciem zatrudnienia
B - dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia
C - dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia
