Newsletter BPO News
Zobacz pozostałe wpisy

Elektronizacja dokumentacji osobowo-płacowej pracowników i skrócenie okresu przechowywania akt.

22-11-2016

Do konsultacji społecznych trafił projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt ten stanowi kolejny etap wprowadzanych zmian z tzw. pakietu „100 zmian dla firm”.

Projekt ten przewiduje zmiany w:

- ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666);

- ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506);

- ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963, 1247 i 1579);

- ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887).

W projekcie Ministerstwo Rozwoju proponuje, aby umowy o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy oraz realizacja obowiązków informacyjnych ciążących na pracodawcach, w tym prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, mogły mieć formę elektroniczną, która byłaby równoważna formie papierowej. Projekt przewiduje, że dwustronne czynności prawne związane ze stosunkiem pracy, które zawierają oświadczenia woli stron i mają istotny wpływ na przebieg zatrudnienia, tj. w szczególności zawieranie umów o prace, dla swej ważności w postaci elektronicznej będą wymagały użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Inne dokumenty, związane jedynie z przekazywaniem informacji (np. informacje do umowy o warunkach zatrudnienia) nie będą musiały być opatrzone podpisem elektronicznym.

Ponadto projekt zakłada skrócenie czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Resort Rozwoju wskazuje, że celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie do potwierdzenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego oraz w sporach między pracownikiem a pracodawcą. W proponowanych zmianach przewidziane zostało skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej, co będzie możliwe dzięki wprowadzeniu obowiązku przekazywania do ZUS w deklaracjach i raportach miesięcznych niezbędnych danych do przyznania pracownikowi świadczeń emerytalno-rentowych. po zakończeniu stosunku pracy pracodawca będzie zobowiązany wydać pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierać będzie dane niezbędne ZUS-owi do przyznania wybranego świadczenia w tym dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy.

Zgodnie z planowanymi zmianami elektroniczne akta osobowe będą powstawać bezpośrednio przez tworzenie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym albo przez digitalizację już istniejących akt. Na wniosek pracownika pracodawca przechowujący dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w postaci  elektronicznej zobowiązany będzie do wydania pracownikowi wydruku komputerowego lub kopii elektronicznej całości lub części akt osobowych wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości.

Są to rewolucyjne zmiany – aktualnie akta osobowo-płacowe przechowywane są obowiązkowo w formie papierowej, a ich elektroniczna postać ma tylko charakter pomocniczy. Powyższe zmiany należy ocenić pozytywnie, gdyż mają one na calu ograniczenie biurokracji oraz umożliwią pracodawcom stosowanie formy elektronicznej jako alternatywnej i równoważnej formie pisemnej.

Konsultacje społeczne potrwają do 5 grudnia br. Ministerstwo przewiduje, że zmiany miałyby zacząć obowiązywać od czerwca 2017 r.

 

Autor: Hanna Gałęzowska