Nie ma przeciwwskazań prawnych aby dokumenty były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Sposób przechowywania dokumentów musi zapewnić łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przedmiotowej sprawie Spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalność związana z doradztwem. Faktury wystawia i odbiera zarówno w wersji papierowej jak i  elektronicznej.

Ze względu na optymalizacje kosztów, faktury archiwizowane są wyłącznie w wersji elektronicznej na serwerze danych zainstalowanym w Polsce. Papierowe faktury są skanowane i  wprowadzane do systemu informatycznego zachowując autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zeskanowane (papierowe) dokumenty zostają zniszczone. Pozostaje tylko ich elektroniczna wersja. System  posiada zaawansowany sposób szyfrowania i późniejszego wyszukiwania dokumentów. Dokumenty można znaleźć np. po numerze NIP, numerze dokumentu, dacie wystawienia, kwotach netto/brutto itp. W dowolnym momencie można pobrać z systemu całe archiwum lub jego części. Przechowywane dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf a także, w razie konieczności, dokumenty można wydrukować.

Zdaniem organu podatkowego przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej faktury nie pozbawiają prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach (pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT).

Fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które zostały wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z przechowywanych w ten sposób faktur zakupowych.

Źródło:

Interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 czerwca 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG.

Autorzy: Piotr Adamski, Anna Ganczarska